Beschlussvorlage - BV/0256/10

Sachverhalt:

Optimierung der Ausbildungskapazität, um auf die Entwicklungen bis 2025 zu reagieren

Wir stehen heute vor der Aufgabe, unter Konsolidierungsdruck und Einstellungsstopp, die hohen Altersaustritte in den nächsten 15 Jahren mit qualifizierten Nachwuchskräften zu besetzen. Ziel ist es, den Personalkörper so weit wie möglich altersheterogen aufzubauen. Zur Bewältigung dieser Herausforderung benötigen wir vielfältige Maßnahmen der Personal- und Organisationsentwicklung. So müssen neben Neueinstellungen auch die Potenziale aller Beschäftigen in allen Altersgruppen, beider Geschlechter und aller ethnischen Gruppen entwickelt und erhalten werden.[1]

Fit für die Zukunft zu sein bedeutet, schon jetzt die Ausbildungskapazität zu verstärken und damit vorausschauend den Engpässen von gut ausgebildeten Fachkräften zu begegnen.

Die Basis aller Aktivitäten ist die Altersstrukturanalyse, die die Planung des künftigen Personalbedarfs unterstützt. Die Darstellung des jährlichen Ist-Zustandes wird ergänzt durch die Fluktuationsprognose bis 2025. Eine regelmäßige Fluktuationsanalyse erklärt die Veränderungen in den Personalbeständen und führt dazu, dass Erfahrungswerte für die Prognosen gewonnen werden. Die Erkenntnisse können sowohl für die Personalplanung als auch für die Personalsteuerung umgesetzt werden.

Der aktuelle Altersbaum der Gesamtverwaltung, der allgemeinen Verwaltung sowie der Fachbereichs- und Fachdienstleitungen sind dem Anhang zu entnehmen. Das Durchschnittsalter aller Beschäftigten lag 2009 bei 45,1 Jahre. Im Bereich der allgemeinen Verwaltung betrug das Durchschnittsalter 45 Jahre und für die Fachbereichs- und Fachdienstleitung wurde ein Durchschnittsalter von 51,8 Jahre ermittelt.

Fluktuation passiert, aber fraglich ist, in welchem Bereich wandert Personal ab, aus welchen Gründen ergibt sich Fluktuation, in welchen Berufen ergeben sich Personalveränderungen und wie wirken sich auch Veränderungen auf den Personalbedarf aus?

Die nachfolgenden Grafiken zeigen die Fluktuation bis 2025 der Laufbahngruppe 2 erstes Einstiegsamt (gehobener Dienst) und den Bereich der Verwaltungsfachangestellten. Sie betrachtet die Altersgruppen, die bis 2025 in den Ruhestand versetzt werden oder in die Rente gehen (altersbedingte Fluktuation), mögliche Elternzeiten und Beurlaubungen sowie die sonstige Fluktuation, wie zum Beispiel die Qualifizierung für die Laufbahngruppe 2.

Gesamtübersicht Laufbahngruppe 2 (gehobener Dienst)

Laufbahngruppe 2  differenziert nach Besoldungsgruppen

In den Jahren 2011 bis 2017 wandern im Bereich der Laufbahngruppe 2 jährlich im Durchschnitt 3,3 Personen durch altersbedingte und sonstige Fluktuation ab. In den Jahren 2018 bis 2025 verringert sich der Personalbestand um durchschnittlich 6,5 Personen im Jahr.

Eine ähnliche Entwicklung ist im Bereich der Verwaltungsfachangestellten zu beobachten.

Verwaltungsfachangestellte

Die durchschnittliche Fluktuation liegt in der Zeit von 2011 bis 2017 bei 1,8 Personen und im Zeitraum 2018 bis 2025 bei 2,8 Personen. In diesem Beruf kommt hinzu, dass durch die Aufstiegsmöglichkeiten in den gehobenen Dienst jährlich eine weitere Person nachbesetzt werden muss.

Der Personalbedarf kann in den nächsten 15 Jahren nicht darüber gesteuert werden, dass vorrangig mit vorhandenem Personal nachbesetzt wird. Zwar könnten gegebenenfalls im Rahmen der Aufgabenkritik auch Einsparungen möglich sein, doch schon heute stehen aufgrund der demografischen Entwicklung nicht genügend Nachwuchskräfte zur Verfügung. Bereits ab 2011 sinken die Bewerberzahlen und führen dazu, dass auch externe Einstellungen in den kommenden Jahren und Jahrzehnten problematischer werden.

Die Steigerung der Ausbildungszahlen und eine qualifizierte Ausbildung insbesondere in den Bereichen Verwaltungsfachangestellte und in der Laufbahngruppe 2 erstes Einstiegsamt (Anwärterinnen und Anwärter) sind ein wesentlicher Faktor zur Bewältigung der demografischen Entwicklung. Nach erfolgreich abgeschlossener Ausbildung sollten geeignete Nachwuchskräfte in ein Arbeitsverhältnis übernommen werden, um den aktuellen Personalbedarf zu decken sowie als Personalreserve für die mittel- und langfristige Personalplanung zur Verfügung zu stehen.

Die zielgerichtete Ausbildung bietet die Chance, im Wettbewerb um Nachwuchskräfte mit anderen Arbeitgebern bestehen zu können. Um den Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden, wurde ein Konzept zur Optimierung unserer Ausbildungsqualität entwickelt.

Weitere Maßnahmen

Zur Optimierung unserer Personalbedarfsplanung sollen künftig

§         jährliche Ausbildungsbedarfsplanungen und Fluktuationsanalysen erstellt werden.

§         vorausschauende Personalplanungen in den Fachbereichen/Fachdiensten entwickelt werden. Die Fachbereiche/Fachdienste erhalten jährlich Auswertungen zum Personal, das altersbedingt ausscheidet.

§         persönliche Qualifikationen der Beschäftigten erfasst und fortgeschrieben werden.

Zur Unterstützung der Personalplanung sollten auch Informationen über Mitarbeiterqualifikationen vorliegen, die berufliche Abschlüsse nach abgeschlossener Ausbildung, Laufbahnbefähigungen im Beamtenbereich sowie verwaltungsspezifische Abschlüsse (A I, A II) erfassen. Die bekannten Qualifikationen erleichtern den Abgleich mit dem Anforderungsprofil der zu besetzenden Stelle und erleichtern die Entscheidung, ob eine interne oder eine externe Stellenausschreibung notwendig ist.

Wünschenswert wären künftig auch Informationen zu externen fachlichen Fortbildungen, Maßnahmen, die von Fachdiensten durchgeführt wurden und privat besuchten Fortbildungen mit dienstlichem Bezug.

Die systematische Personalbedarfsplanung steht kontinuierlich im Abgleich mit dem Personalkostenmanagement und den notwendigen Veränderungen im Leistungsangebot unserer Kommune.

Laufbahngruppe 2 erstes Einstiegsamt (gehobener Dienst)

Die Personalkosten betragen pro Ausbildungsjahr und Stelle 11.500 EUR

zuzüglich 6.250 EUR Lehrgangsgebühren pro Anwärterin/Anwärter

2010: vier Nachwuchskräfte                                           =              Personalkosten 46.000 EUR

2011: sechs bzw. sieben Nachwuchskräfte =              Personalkosten 69.000 / 80.500 EUR

2012 ff.: fünf Nachwuchskräfte                            =              Personalkosten 57.500 EUR

Mehrkosten 2011                            23.000 / 34.500 EUR

Mehrkosten ab 2012 ff.               11.500 EUR

Verwaltungsfachangestellte

Die Personalkosten betragen pro Ausbildungsjahr und Stelle 11.800 EUR

zuzüglich 2.000 EUR Lehrgangsgebühren pro Auszubildenden

2010: vier Nachwuchskräfte                                           =              Personalkosten 47.200 EUR

2011 ff.: fünf Nachwuchskräfte                             =              Personalkosten 59.000 EUR

Mehrkosten 2011 ff.                            11.800 EUR

Notwendiger Ausbildungsbedarf und Qualifizierung von Beschäftigten für den gehobenen Dienst

Ausgehend von der bekannten Fluktuation sowie vorbehaltlich der jährlich zu aktualisierenden Fluktuationsanalyse sollten im Bereich des allgemeinen Verwaltungsdienstes ab dem Jahr 2011 in den Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 2 erstes Einstiegsamt (gehobener Dienst) Anwärterinnen und/oder Anwärter wie folgt eingestellt werden:

Im Jahr 2011 stehen durch den doppelten Abiturientenjahrgang mehr Bewerberinnen und Bewerber zur Verfügung. Deshalb sollte einmalig die Chance genutzt und mindestens ein zusätzlicher Ausbildungsplatz angeboten und eingerichtet werden.

Interessierten und geeigneten Beschäftigten sollte die Möglichkeit eröffnet werden, sich im A II-Lehrgang für die Laufbahngruppe 2 zu qualifizieren. Diese Aufstiegs- und Karrierechancen fördern sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die Attraktivität des Arbeitgebers Stadt Celle.

Im Bereich der Verwaltungsfachangestellten sollen wie folgt Auszubildende eingestellt werden.

In den übrigen Ausbildungsberufen im Bereich der städtischen Dienstleistungen soll wie bisher ausgebildet werden. Eine ggf. höhere Ausbildungsquote ist wegen der Begrenztheit der in der Verwaltung bestehenden Ausbildungsplätze nicht möglich.

Anhang

Gesamtverwaltung

Allgemeine Verwaltung

Fachbereichs- und Fachdienstleitung