Beschlussvorlage - BV/0258/10

Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung wird beauftragt, die Angebote und Dienstleistungen den aufgezeigten Entwicklungen anzupassen. Die Verwaltung berichtet mindestens einmal jährlich im Ausschuss für Personalangelegenheiten und Verwaltungsreform über die veranlassten Maßnahmen bzw. über erarbeitete Konzepte. Finanzielle oder personelle Veränderungen unterliegen der jeweiligen Beschlussfassung in den Haushalts- und Stellenplanberatungen.

Sachverhalt:

Das Internet ist aus dem täglichen Leben der Bevölkerung nicht mehr wegzudenken. Aktuelle Schätzungen gehen davon aus, dass allein in Deutschland knapp 40 Mio. Menschen regelmäßig „online“ sind. Die gesellschaftliche und wirtschaftliche Bedeutung des Internets wird weiter wachsen. Es gibt zunehmend Dienstleistungen und Informationen, die nur noch über das Internet oder aber zumindest aktueller und komfortabler zur Verfügung gestellt werden. Das Internet hat in kürzester Zeit so mannigfaltige und tiefgreifende gesellschaftliche und wirtschaftliche Veränderungen hervorgerufen wie kaum eine andere technische Entwicklung.

Die öffentliche Verwaltung muss mit dieser Entwicklung Schritt halten, um ihre Gestaltungsaufgabe auch zukünftig wahrnehmen zu können. Das Internet ist längst zum Massenmedium geworden, die Bedeutung der Informations- und Kommunikations­technologien in Wirtschaft, Wissenschaft und Alltag wird weiter stark zunehmen. Alle bundesdeutschen Kommunen mit mehr als 20.000 Einwohnern haben mittlerweile einen eigenen Webauftritt und auch kleinere Städte und Gemeinden sind in zunehmender Zahl online vertreten. Kommunale Angebote hatten bisher aber eher Präsentationscharakter und dienten der Information und Selbstdarstellung. Verwaltungen müssen einen eigenen Kurs einschlagen, um auch für die Generation der „Computer-Kids“ die Rahmenbedingungen gestalten zu können.

Erhoffte Ergebnisse bei der Nutzung von Internet wie Effizienz, Kostenersparnis und die Kombination von tiefgreifenden Verwaltungsreformen und Einsatz von neuen Medien werden sich dabei erst langfristig einstellen. Die Verwaltung muss ihre computergestützte Kommunikation mit dem Bürger/der Bürgerin weiter entwickeln. Während die Bürger/-innen eher selten mit Politik und Verwaltung auf der Bundes- und Landesebene unmittelbar in Kontakt treten, ist dies in den Rathäusern und städtischen Einrichtungen anders. Kommunale Einrichtungen haben für den Alltag der Bürger/-innen eine wichtige Bedeutung. Zahlreiche Kommunen haben in den letzten Jahren ihre Angebote und Dienstleistungen bürgernäher und „kundenfreundlicher“ gestaltet. Allerdings besteht in internettechnischer Hinsicht offenbar noch erheblicher Nachholbedarf.

Die Hochschule für Verwaltungswissenschaften in Speyer hat in mehreren Untersuchungen bei weit über 1.000 kommunalen Internetangeboten Aufbau und Qualität der angebotenen Informationen und Dienstleistungen untersucht und ist dabei u. a. zu der Schlussfolgerung gelangt, dass die durch das Internet gebotenen Potentiale nur durch sehr wenige kommunale Angebote ausgeschöpft werden.

Web 2.0 als Motor für e-Government

Die bestehenden kommunalen Homepages müssen mit der Zielrichtung eines umfassenden „e-Governments“ zu einem umfassenden Dienstleistungsangebot ausgebaut werden. Die kommunalen Internetauftritte der ersten Stunde waren in der Mehrzahl statische Informationsangebote. Bürger/-innen und Wirtschaft erwarten indes von ihrem „Dienstleister Kommunalverwaltung“ im 21. Jahrhundert die gleichen interaktiven Kommunikationsformen, wie sie sie auch schon im täglichen Leben verwenden. Verwaltungsabläufe müssen deshalb den technischen Möglichkeiten unserer Zeit angepasst werden. Unter den Begriffen „e-Government“ und „virtuelles Rathaus“ wird dabei diskutiert, wie die bestehenden kommunalen Internetangebote fortentwickelt werden können. Ziel ist es, die physische Präsenz des Bürgers für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen im Rathaus - soweit dies möglich ist und vom Bürger gewünscht wird - überflüssig zu machen. Gemeint ist eine stärkere Orientierung der Dienstleistung an der Situation und den Bedürfnissen des Einzelnen. So soll beispielsweise bei einem Umzug der Bürger Gelegenheit haben, alle mit dieser "Lebenslage" notwendigen Formalitäten wie Anmeldung, Ummeldung des Kfz, Bestellung von Mülltonnen oder Mitteilung über das Halten eines Hundes EDV-gestützt und im Zusammenhang zu erledigen. Dabei ist insbesondere auch die Prämisse zu berücksichtigen, dass es den Bürger letztlich nicht interessiert, wie beispielsweise die Verteilung der Zuständigkeiten zwischen Kommune und anderen ggf. zuständigen Verwaltungsinstanzen geregelt ist.

Ein sich deutlich abzeichnender Trend ist auch die Portalfunktion kommunaler Webseiten. Dies bedeutet, dass dem Bürger/der Bürgerin dort ein umfassender Zugang zu lokalem und regionalem Wissen und zu Dienstleistungen angeboten wird, unabhängig davon, wer die einzelnen Bestandteile des Angebotes zu verantworten hat. Dies betrifft auch die Einbeziehung des örtlichen Handels in Internetauftritte der Gemeinde.

In diesem Zusammenhang wird immer wieder der Begriff Web 2.0 genannt. Bei Web 2.0 handelt es sich um eine Technologie, die ein kollektives Zusammenwirken im Umgang miteinander ermöglicht. Die Produktion von Inhalten durch Jedermann sowie das kollektive Erarbeiten, Wiederverwenden und Bewerten von Inhalten gewinnt mit Web 2.0 eine starke Bedeutung.

Der große kommunikative Aspekt und die starke Bedeutung der Produktion eigener Inhalte lassen die Anwendungen des Web 2.0 wie geschaffen erscheinen für die Unterstützung von Prozessen im öffentlichen Sektor. Dabei sind die Aspekte der Transparenz von Verwaltungshandeln, die Beteiligung von Mitarbeiter(inne)n und Bürger(inne)n an Entscheidungsprozessen und die kooperative Lösung öffentlicher Probleme von besonderer Bedeutung. Mit dem Einsatz von Web 2.0-Anwendungen können zum Beispiel formelle und informelle Beteiligungsprozesse erleichtert, die Zusammenarbeit verschiedener Gruppen gefördert und die Transparenz von Verwal­tungshandlungen erhöht werden.

Zunehmend bieten Kommunen die Möglichkeit, sich über aktuelle Themen aus dem kommunalen Umfeld im Internet zu informieren. Vielfach fehlt jedoch noch die Option, sich automatisiert benachrichtigen zu lassen, wenn etwas aktuell für die Bürgerin und den Bürger interessantes im Internet nachzulesen ist.

Im Vorfeld der Umsetzung von Web 2.0-Anwendungen gilt es, die folgenden Herausforderungen des Einsatzes in der öffentlichen Verwaltung zu berücksichtigen:

• Beachtung der Persönlichkeits- und Urheberrechte der Nutzer/-innen und dem nachhaltigen Erhalt der entstehenden Daten bei Verwendung von Internetplattformen, die von Dritten betrieben werden.
• Berücksichtigung der Anforderungen von gesellschaftlichen Gruppen mit geringen Erfahrungen im Umgang mit Internetangeboten, erschwertem Zugang zum Internet oder Barrieren in der Benutzung von Webseiten.
• Web 2.0-Anwendungen vereinfachen die Generierung und Einbeziehung des Wissens freiwilliger Experten. Diese Perspektive kann die Rolle von Verwaltungsmitarbeiter(inne)n als traditionelle Experten mit eigenem Fachwissen in Frage stellen.
• Qualifizierung hierarchischer Organisationen zum Umgang mit Werkzeugen, deren Verwendung eher flache Hierarchien erfordert, da jede Person einfach Wissen veröffentlichen und diskutieren kann.

Der Einsatz sozialer Medien, die mit Web 2.0 entstanden sind, bietet Möglichkeiten, Prozesse kommunikativer, transparenter und kooperativer zu gestalten. Hieraus ergeben sich eine ganze Reihe verschiedener Chancen:

• Die Belange der Bürger/-innen können einfacher einbezogen werden.
• Das Wissen von Vielen kann die Arbeit von Verwaltungsmitarbeiter(inne)n erleichtern.
• Web 2.0-Anwendungen können die Kooperation innerhalb der öffentlichen Verwaltung und zwischen Behörden und Bürger(inne)n unterstützen.
• Eine vereinfachte Teilung von Wissen kann zu leistungsfähigeren Organisationen führen.
• Der Einsatz moderner elektronischer Werkzeuge kann zu einer gesteigerten Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber beitragen.

Die Nutzung von Web 2.0-Anwendungen nimmt immer weiter zu. Für viele junge Erwachsene sind diese Werkzeuge schon heute Alltag. In Zukunft werden sie auch beim Kontakt mit ihrer Verwaltung erwarten, auf ähnliche Art zu kommunizieren. Behörden können enormen Nutzen hieraus ziehen. Voraussetzung ist jedoch, dass Kommunikation und eine stärkere Öffnung hin zu mehr Transparenz und Kooperation von den Beteiligten gewollt wird. Ist dies der Fall, können soziale Medien dazu genutzt werden, Wissen innerhalb und außerhalb des öffentlichen Sektors zu teilen, Bürger/-innen stärker in Prozesse einzubeziehen und Entscheidungen leichter nachvollziehbar zu machen.

Arbeiten in der „Wolke“

Was vor einem Jahrhundert auf dem Gebiet der Produktion von Energie geschah, das geschieht jetzt auf dem Gebiet der Produktion von Information. Die komplexen Softwareanwendungen, die seit Langem auf privaten, aber jeweils isolierten Computersystemen in Privathaushalten oder Büros liefen, werden durch zentralisierte, vernetzte Dienste ersetzt. Schon heute verändert sich die Art und Weise, in der wir mit unserem Computer umgehen. Statt Softwareprogramme zu kaufen und zu installieren, verwenden wir zunehmend unsere Netzbrowser (z. B. Internet Explorer). So lassen wir Anwendungen laufen, die uns aus der Tiefe eines undurchschaubaren weltweiten Datennetzes erreichen. Man spricht in diesem Zusammenhang von cloud (»die Wolke«).

Wenn man im Internet etwas sucht, kann man sich mit gewaltigen Datenzentren verbinden lassen, die z. B. Google rund um die Welt errichtet hat. Man tippt ein Suchwort ein und schon durchkämmt das Google-Netzwerk aus Millionen miteinander verbundenen Computern eine aus Milliarden von Internetseiten bestehende Datenmasse. Es sucht die Seiten heraus, die dem eingegebenen Begriff entsprechen, ordnet sie nach ihrer Wichtigkeit und sendet das Ergebnis der Recherche durch das Internet zurück auf den eigenen Bildschirm. Das alles dauert meist weniger als eine Sekunde. Diese beeindruckende Rechenleistung findet nicht im Computer des Nutzers statt, sondern viele Kilometer weit entfernt, womöglich am anderen Ende der Welt. Man weiß nicht, wo die Suche eigentlich stattgefunden hat, und es ist auch egal – so wie es unwichtig ist, welches Elektrizitätswerk den Strom produziert hat, der den Computer versorgt.

Schon heute beherrschen und verbinden Softwareprogramme nicht nur Industrie und Handel, sondern auch Unterhaltung, Journalismus und Bildung, Politik und Verwaltung. Die durch eine Veränderung der Computertechnologie ausgelösten Schockwellen werden daher intensiv und weitreichend ausfallen. Die ersten Auswirkungen können wir bereits feststellen: Die Herrschaft über Medien verschiebt sich von Institutionen zu Individuen; Menschen fühlen sich zunehmend auch »virtuellen« statt physisch und real existierenden Gemeinschaften zugehörig; und allerorten wird über Datensicherheit, den Umgang mit privaten Informationen und den Wert der Privatheit diskutiert. Alle diese Trends werden durch den Aufstieg des cloud computing, also des »Rechnens in der Wolke«, ausgelöst. Im selben Maße, wie die Informationskraftwerke an Größe gewinnen, werden die Veränderungen, denen Wirtschaft und Gesellschaft ausgesetzt sind, immer ausgeprägter.

Die kulturellen Auswirkungen des cloud computing werden einschneidend sein. Das Internet, das sich nicht nur zu einem universellen Computer entwickelt, sondern auch zu einem universellen Medium, entfaltet völlig andere Kräfte, die die Kultur unserer Gesellschaften wiederum neu zu formen versprechen.

Das „virtuelle Rathaus“ als ergänzendes kommunales Angebot

Der Wandel von der Knappheit zum Überfluss auf dem Gebiet der Medien bedeutet, dass wir bei der Entscheidung darüber, was wir lesen, sehen oder hören wollen, viel mehr Auswahl besitzen als noch vor zwanzig oder dreißig Jahren. Der Ansatz, das Internet als Plattform auch für die politisch Verantwortlichen nutzbar zu machen, wird zunehmend in Richtung der Einbeziehung von Bürger(inne)n in Planungs- und Entscheidungsprozesse ausgebaut (Stichwort "Teledemokratie").

Auf dem Weg zum virtuellen Rathaus sind freilich noch Hindernisse zu überwinden. Dies betrifft u. a. den Umgang mit elektronischen Signaturen. Zurzeit stehen die Mitarbeiter/-innen der Verwaltungen der Frage des Umgangs mit rechtlich relevanten Anträgen durch Bürger/-innen in digitaler Form noch vergleichsweise hilflos gegenüber. Das Signaturgesetz, welches klare Voraussetzungen auch für eine verlässliche Signierung von rechtlich relevanten Dokumenten der Verwaltung geschaffen hat, muss mit Leben erfüllt werden. Zahlreiche Vorschriften des öffentlichen Rechts wurden bereits an die neuen Möglichkeiten angepasst. (z. B. Verwaltungsverfahrensgesetz).

Das „virtuelle Rathaus“ darf nicht als Ersatz, sondern nur als Ergänzung zu bestehenden Angeboten verstanden werden. Trotz der immer noch zunehmenden Verbreitung des Internets ist davon auszugehen, dass es auch künftig Bevölkerungsgruppen – insbesondere sozial benachteiligte – geben wird, die an der beschriebenen Entwicklung nicht teilhaben. Hinzu kommen die Bürgerinnen und Bürger, die generell oder in Einzelfällen die persönliche Beratung und das Gespräch wünschen. Von daher kann das virtuelle Rathaus nur ein ergänzendes Angebot sein.

Die Errichtung „virtueller Rathäuser“ wird nicht ohne Auswirkungen bleiben auf die Organisationsstrukturen der kommunalen Verwaltungen insgesamt. Das virtuelle Rathaus kann nur dann realisiert werden, wenn nicht nur das Angebot auf der kommunalen Homepage – also die Schnittstelle zum Bürger/zur Bürgerin - ausgebaut und erweitert wird, sondern auch die verwaltungsinternen Arbeitsabläufe und Strukturen (workflow) an die elektronische Bearbeitung angepasst werden. Es muss möglich sein, elektronisch eingehende, signierte Anträge und Informationen mit datenbankgestützten Systemen ohne Medienbruch und mehrfache Datenerfassungen weiter zu bearbeiten.

Die elektronische Verfügbarkeit der Informationen begünstigt eine weitere Entwicklung, nämlich die Telearbeit. Da Informationen ohne spürbaren Zeitverlust transportiert werden können, ist die physische Präsenz an einem Arbeitsplatz in einem Verwaltungsgebäude oft keine zwingende Voraussetzung mehr.

Das Internet verändert das kommunale Wirtschaftsleben

Das Internet macht nicht nur eine neue Ausrichtung des Dienstleistungsangebots erforderlich, sondern hat Auswirkungen auf die Gemeinde als Lebens- und Wirtschaftsraum insgesamt. Die Auswirkungen des Internets auf die kommunale Ebene beschränken sich nicht auf die Frage, wie kommunale Internetangebote zu organisieren sind. Eine große Herausforderung für die Kommunen liegt beispielsweise auch im e-Commerce, also dem Handel unter Nutzung des Mediums Internet. Unterschieden werden der Business-to-Consumer-Bereich (B2C), hinter dem sich das klassische Online-Shopping beispielsweise beim Buchhandel, bei Touristikdienstleistungen oder bei Gebrauchtwagen verbirgt, und der Business-to-Business-Bereich (B2B). Dabei handelt es sich quasi um „Handelsbörsen“, in denen beispielsweise Rohstoffe wie Heizöl oder Teile für die Autoindustrie gehandelt werden. Der e-Commerce-Umsatz in Deutschland wächst stetig und liegt bei über 500 Mrd. Euro jährlich. Diese Veränderungen des Wirtschaftslebens durch das Internet betreffen zumindest mittelbar auch die Kommunen. So werden sich beispielsweise die Kriterien für die Standortwahl von Unternehmen, die einen Großteil ihrer Geschäftstätigkeit über das Internet abwickeln, verändern. Durch den e-Commerce und seine Nähe zum klassischen Versandhandel werden erhöhte Anforderungen an die technische Infrastruktur (Stichwort Breitbandverkabelung) gestellt. Gleichzeitig droht eine weitere Aushöhlung der Funktion der Innenstädte als Handelszentren. Aus kommunaler Sicht muss daher gefragt werden, wie diese Entwicklungen bei der Stadtplanung, der Wirtschaftsförderung und beim Stadtmarketing berücksichtigt werden können.

Veränderungen gibt es aber auch in Bereichen, die auf den ersten Blick weniger offensichtlich sind. Über das Internet werden beispielsweise Sparkassen zunehmend über ihren angestammten territorialen Geschäftsbereich hinaus tätig. Damit ist die Frage verbunden, ob es einen Abschied vom hergebrachten Regionalprinzip geben wird und ob unter diesen Vorzeichen die Haftung der Kommunen als Gewährträger für die Aktivitäten der kommunalen Kreditinstitute aufrechterhalten werden kann.

Unzählige weitere Fragen und Themenkomplexe schließen sich an: So hat e-Commerce Konsequenzen für die Frage einer angemessenen Gewerbesteuerzerlegung. Wie wird künftig der Sitz einer Betriebsstätte definiert? Ist eine Zerlegung der Gewerbesteuer nach Arbeitslöhnen sinnvoll? Bietet e-Commerce Kommunen neue Möglichkeiten der Nachfragebündelung im Beschaffungswesen?

Der mobile (Internet-) Bürger, die mobile Verwaltung

Der Weg ins Internet über Handy, Palm Top, Net- oder Notebook ist heute Stand der Technik und nahezu von überall aus möglich. Bürger/-innen sitzen heute im Café, im Park oder in der Bahn und wollen ihre Geschäfte online erledigen. Diesem Trend kann sich die Verwaltung nicht entziehen. Neueste Informationen per SMS oder die Information über aktuelle politische Entwicklungen per E-Mail an den Urlaubsort erwarten Bürger/-innen heute ganz selbstverständlich. Genauso wie sie die Börsentrends und die Ergebnisse der Fußballbundesliga per SMS erhalten oder Skiausrüstungen für den nächsten Urlaub im Internet bestellen.

Auf der anderen Seite werden die Bürger/-innen immer älter. Mobilität wird damit eingeschränkt. Auch auf diese Entwicklung muss die Verwaltung reagieren und mobile Bürgerdienste anbieten. „Bürgerberater“ können die kommunalen Dienstleistungen in Bibliotheken, Krankenhäusern, Altenheimen oder Einkaufspassagen anbieten. Dort wird die vollständige Bearbeitung von Anliegen der Bürger/-innen (von der Auskunft und Beratung über Antragsaufnahmen bis hin zur Bezahlung und zur Aushändigung von Dokumenten) ermöglicht.

Ausgehend von den genannten Entwicklungen ergeben sich aus Sicht der Verwaltung folgende Handlungsstränge:

1. Die Stadtverwaltung muss nicht nur in die Technik, sondern auch in die Entwicklung neuartiger Angebote investieren: „Informationen müssen laufen, nicht die Bürger/-innen“. Das Angebot an öffentlichen Online-Dienstleistungen muss sich von Informationssystemen zu interaktiven „Erledigungssystemen“ wandeln.

2. Die Verwaltung sollte mit ihren elektronischen Angeboten die vorhandene Komplexität nicht replizieren, sondern versuchen, sie zu reduzieren. In einer komplexer werdenden Welt wird es für den einzelnen schwieriger, sich zu orientieren. Ziel muss es deshalb sein, getrennte Informationsbestände zu integrieren, um eine bessere Orientierung ihrer Bürger/-innen zu ermöglichen. Dies kann gelingen, indem die durch das Internet vergleichsweise einfache Verbindung unterschiedlicher Informationsbestände hergestellt wird.

3. Die Verwaltung sollte ihre Online-Angebote nach Problemlösungen bündeln („One-Stop-Government“). Wenn Bürger/-innen, aber auch Unternehmen sich an die Verwaltung wenden, gehen sie problem- und ereignisbezogen vor. Dem muss die Verwaltung Rechnung tragen, indem sie sich entsprechend organisiert und Dienstleistungen gebündelt nach „Lebenslagen“ oder Anliegen anbietet und nicht nach rechtlichen und organisationshistorischen Gesichtspunkten.

4. Interneteinsatz und Verwaltungsreform müssen miteinander verknüpft werden. Dies kann durch eine „Politik der kleinen Schritte“ geschehen. Effizienzgewinne können durch Interneteinsatz erst dann realisiert werden, wenn die Ablauf- und Aufbauorganisation entsprechend geändert werden.

5. Die repräsentative Verfassung und deren kommunale Ausprägungen, die in der Regel eine ganze Reihe auch direktdemokratischer Elemente beinhalten, bilden den rechtlich-organisatorischen Rahmen für die politische Beteiligung, die im Grundsatz von der Bevölkerung so gewollt ist und auch durch die neuen Techniken nicht verändert wird. Der Interneteinsatz ist dort sinnvoll, wo es bereits bestehende Beteiligungsmöglichkeiten und Organisationsformen gibt. Erst im Wechselspiel zwischen persönlicher Beteiligung, traditionellen Medien und Computernetzen kann das Internet den politischen Prozess sinnvoll unterstützen.

6. Die Stadt Celle kann die regionale Wirtschaft fördern, wenn das Internet ein Vehikel zur Verwaltungsmodernisierung ist: Elektronische Informationsangebote und Dienstleistungen eignen sich besonders für die Zielgruppe Unternehmen und Freiberufler. Sie haben häufiger Kontakt mit der Verwaltung, für viele „Mittler“, wie Steuerberater, Notare, Architekten, ist dieser Kontakt sogar Routine. Für die Realisierung elektronischen Geschäftsverkehrs in diesem Bereich bedarf es aufeinander abgestimmter Bemühungen auf beiden Seiten.

7. Ein erfolgreicher Weg in die Informationsgesellschaft dürfte nur dann gelingen, wenn den Beteiligten Sinn und Spaß in der Anwendung der neuen Medien vermittelt werden kann.

8. Eine so beschriebene strategische Ausrichtung der Stadtverwaltung Celle erfordert für deren konzeptionelle Unterlegung und Umsetzung Investitionen in organisatorischer, technischer und personeller Hinsicht. Zum 01.08.2010 übernimmt der Fachdienst Information und Kommunikation (wieder) die technische Verantwortung für das Internet- und Intranet. Im Stellenplan für das Jahr 2011 sollen notwendige Veränderungen dargestellt werden.