Beschlussvorlage Ziele - BV/0396/11

Beschlussvorschlag:

Der Rat beschließt gem. § 40 Abs. 1 Nr. 1 NGO die als Anlage 2 beigefügte Organisationsstruktur zum 1. November 2011.

Gleichzeitig beschließt er, den vorgelegten 1. Nachtragsstellenplan 2011/12 dahingehend zu erweitern, dass für den Fachdienst Recht und Vergaben die Stelle einer Juristin/eines Juristen nach A 13/14 sowie eine 0,5 Stelle einer Verwaltungskraft nach A10 einzurichten sind.

Sachverhalt:

Zwischenzeitlich liegt das Gutachten der beauftragten Kanzlei vor. Die Gutachter geben eine Reihe von Empfehlungen, die – verkürzt – drei wesentliche Bereiche wie folgt zum Inhalt haben:

1. Organisatorische Unabhängigkeit der Vergabestelle (Ziff. 4 a) aa) – Seiten 21 u. 22)
2. Betrachtung der Abläufe bei Vergaben (Prozesse)
3. Betrachtung und ggf. Neuordnung von Kompetenzen

Vorbemerkung:

Mit der Einrichtung des Referates 70 (Zentrale Vergabestelle) im April 2010 folgte die Stadt dem Beispiel anderer niedersächsischer Städte, die angesichts der Komplexität des Vergaberechts und als Beitrag zur Korruptionsprävention eine Spezialisierung vorgenommen hatten (Ergebnis einer Umfrage der Stadt Lingen 2008/09). Bei der personellen Ausstattung wurde zunächst auf die Kräfte zurückgegriffen, die bisher die Aufgabe dezentral im Fachbereich 6 und im Fachdienst 10 wahrgenommen hatten. Außerdem erfolgte eine personelle Verstärkung im Januar 2011. Bei der Einrichtung der Stelle bestand Einvernehmen, dass hinsichtlich der Organisation und der personellen Ausstattung Ende 2011 eine Evaluation stattfinden sollte. Dabei sollten auch die Abläufe, die zunächst den eigenen Erfahrungen und der Praxis der Stadt Hildesheim entnommen waren, überprüft werden. Die in der Diskussion befindliche Auftragsvergabe sowie die Beauftragung der Gutachter greifen der insoweit geplanten Überprüfungen vor (sh. insoweit Ziff. 4 – Seite 21 – des Gutachtens).

Zu 1.:

Die Gutachter empfehlen eine fachliche und hierarchische Unabhängigkeit vom jeweiligen Bedarfsträger und folgern daraus eine Heraustrennung aus der Linienorganisation in der Ausprägung einer Zentralen Vergabestelle als Stabsstelle (Ziff. 4 a) aa) Seiten 21 u. 22). Ferner wird die bessere Einbindung des Fachdienstes Recht empfohlen. Diese Anforderungen werden dadurch am besten erfüllt, indem beide Aufgabenbereiche gebündelt und dem Oberbürgermeister als Stabsstelle zugeordnet werden. Auf das beigefügte Organigramm wird insoweit verwiesen (Anlage 2).

Gleichzeitig soll der Hinweis zur Ressourcenausstattung aufgegriffen werden (sh. 4 b) ee) Seite 26). Eine stärkere Bündelung von Aufgaben in der Vergabestelle erfordert eine personelle Verstärkung. Darüber hinaus sind zunehmend mehr juristische Kompetenzen für die Ausschreibungsverfahren, aber auch für die Aufgaben der Gesamtverwaltung erforderlich. Seitens der Verwaltung wird deshalb vorgeschlagen, der neuen Stabsstelle Recht und Vergaben neben den bisherigen Stellen des Fachdienstes Recht auch Stellen des Referates 70

• 700000010 Leitung Zentrale Vergabe und BauverwaltungEG 12 39 Std.
• 700000020 SB VergabenA 1140 Std.
• 700000045 SB Vergaben EG 1030 Std.

zuzuordnen. Die Leitung der Vergabestelle war wegen der vorgesehenen Überprüfung seinerzeit nur vorläufig übertragen worden.

Zusätzlich wird in Ergänzung des 1. Nachtragsstellenplans 2011/12 vorgeschlagen, zusätzlich

• die Stelle einer Juristin/eines Juristen als volle Stelle nach A13/14 sowie
• eine 0,5 Stelle einer Verwaltungskraft nach A 10 einzurichten.

Die Leitung der neuen Stabsstelle Recht und Vergaben soll dem jetzigen Fachdienstleister 30 (Herrn Nerreter) übertragen werden.

Das Referat 70 wird aufgelöst. Die dort noch vorhandenen Stellen für die Bauverwaltung verbleiben im Fachbereich 6 und werden dem Fachdienst 66 zugeordnet.

Für die Verwaltung ist die Änderung der Organisation Anlass, einen weiteren notwendigen Schritt in die Wege zu leiten. Derzeit ist die Verantwortung für die Immobilien (unbebaut = FD 80 - bebaut = FD 25) in zwei verschiedenen Dezernaten verortet. Insofern schlägt die Verwaltung vor, dem bisherigen Fachbereich Wirtschaft, Recht und Finanzen nach Verlagerung des Fachdienstes Recht neu die Verantwortung für die Immobilien insgesamt zu übertragen. Dazu sollen die jeweiligen Aufgaben aus den FD 25 und 80 herausgelöst und in einem gesonderten Referat 23 Immobilien gebündelt werden. Soweit aktuell erkennbar, entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten.

Zu Ziff. 2 und 3:

Die von den Gutachtern aufgeworfenen Aspekte der Abläufe und der Befugnisse müssen im Detail betrachtet und unter Einbezug der neuen Leitung sowie des Rechnungsprüfungsamtes bewertet und neu gestaltet werden. Hierzu bedarf es einer vertiefenden Betrachtung. Dazu zählt auch der Aspekt einer eigenen Bedarfsträger- und Beschaffungskompetenz der insoweit neu formierten Stabsstelle Recht und Vergaben. Die Verwaltung wird dazu zu gegebener Zeit im Ausschuss für Personalangelegenheiten und Verwaltungsreform berichten.

Die Herstellung des Benehmens mit der Personalvertretung wurde gleichzeitig veranlasst.