Beschlussvorlage - AN/0092/23-001

Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung wird die Digitalisierung weiter aktiv vorantreiben. Die Anfrage 0002/23 und der Antrag 0092/2023 sind inhaltlich behandelt und formal erledigt.

Sachverhalt:

 

Anfrage Nr. AN/0002/23

1. Wie ist der aktuelle Stand bei der Stadt Celle?

Die Stadt Celle stellt ihre digitalen Services auf dem städtischen Bürgerportal1 bereit. Als Digitalisierungsplattform kommt die Lösung OpenR@thaus der Itebo Unternehmensgruppe zum Einsatz. Das städtische Bürgerportal ist Teil eines landkreisweiten, einheitlichen Portalverbunds.

Aktuell befindet sich die Stadt Celle in der Ausbaustufe I. Das Dienstleistungsangebot umfasst (Stand August 2023) über 180 Dienstleistungen und wird kontinuierlich ausgebaut.

 

2. Auf welchem Wege könnte sich die Stadt Celle noch einbringen, um die Digitalisierung zu beschleunigen?

Der Oberbürgermeister hat vor dem Hintergrund der aktuellen Herausforderungen zum Thema Digitalisierung die Einrichtung des Fachdienstes Personal & Digitalisierung mit der Abteilung Digitalisierung und Organisation verfügt.

Die Abteilung Digitalisierung und Organisation übernimmt die internen und externen Abstimmungsarbeiten zum Ausbau des Bürgerportals. In den beteiligten dezentralen städtischen Organisationseinheiten wurden Redakteurinnen und Redakteure berufen, deren Aufgabe in der fachlichen und inhaltlichen Gestaltung der jeweiligen Prozessabläufe vor Ort besteht. Die Abteilung Digitalisierung und Organisation unterstützt hierbei und ist jederzeit für Digitalisierungs- und Organisationsthemen ansprechbar. Zusätzlich organisiert und begleitet sie den Wissenstransfer zwischen den städtischen Beteiligten in einer regelmäßigen Austauschrunde. Darüber hinaus wird die Stadt Celle, bei den monatlich stattfindenden Online-Abstimmungsterminen zwischen den Portalverbundmitgliedern und der Itebo Unternehmensgruppe, von der Abteilung Digitalisierung und Organisation vertreten.

Die Digitalisierung verändert Aufgaben, Arbeitsprozesse und Anforderungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Insbesondere die Führungskräfte sind gefordert, den Wandel zu gestalten. Der Fachdienst Personal und Digitalisierung wird nach Bedarf geeignete Maßnahmen der Personalentwicklung anbieten, um alle Beteiligten für die Bewältigung der Veränderungsprozesse bestmöglich zu qualifizieren. Im Kern geht es um die umfassende Begleitung der digitalen Transformation, sowie um die kontinuierliche Weiterentwicklung der hierfür erforderlichen Fertig- und Fähigkeiten.

Die Bereitstellung des digitalen Zugangs zu aktuellen und zukünftigen Verwaltungsleistungen stellt eine Daueraufgabe dar. Die umfassende, nutzerfreundliche und wirtschaftliche Erfüllung dieses Anspruchs wird weiterhin eine große Herausforderung für die öffentliche Verwaltung darstellen. Die Stadt Celle sieht sich hierfür, aufgrund der geschaffenen Rahmenbedingungen, gut aufgestellt.

 

Antrag Nr. AN/0092/23

1. Erläuterung, welche Verwaltungsleistungen bereits final und damit fallabschließend digital abgearbeitet werden können.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) beschreibt verschiedene Reifegrade bezogen auf die Online-Funktionalität von Dienstleistungen. Eine Dienstleistung gilt als vollständig digital umgesetzt, wenn sie den Reifegrad 3 erreicht. Diese Dienstleistungen können komplett digital beantragt und alle erforderlichen Nachweise ebenfalls digital übermittelt werden. Im Bürgerportal befinden sich, Stand August 2023, über 180 Dienstleistungen / Informationen. 112 befinden sich im Reifegrad 2 oder 3. Ziel ist es, alle im Bürgerportal der Stadt Celle angebotenen Dienstleistungen auf den Reifegrad 3 zu heben. (Bsp. Antrag auf Genehmigung eines Osterfeuers / Brauchtumsfeuers / Traditionsfeuers). In der Regel erfolgt dies durch Entwicklung von Formularen incl. entsprechender Upload-Möglichkeiten für Nachweise oder durch die Anbindung des Bürgerportals an vorhandene Fachverfahren über geeignete Schnittstellen.

Beide Vorgehensweisen erfordern die Betrachtung, Optimierung und Digitalisierung jedes einzelnen Verwaltungsprozesses. Die Abteilung Digitalisierung und Organisation steht den dezentralen Organisationseinheiten hierbei als interner Berater und Unterstützer für alle organisatorischen und technischen Fragestellungen zur Verfügung. Sie koordiniert die Zusammenarbeit der internen Organisationseinheiten mit externen öffentlichen und privaten Dienstleistern, um eine erfolgreiche und wirtschaftliche Kooperation sicherzustellen.

Die Realisierung von Schnittstellen zu Fachverfahren erfordert regelmäßig die Abstimmung mit einem oder mehreren Dienstleistern. Der Fachkräftemangel im IT-Bereich kann hier durchaus als limitierender Faktor wirken und Umsetzungen verzögern. Die Stadt Celle wird ihre eigenen Personalressourcen in der Abteilung Digitalisierung und Organisation bündeln und erweitern. Zur Verstärkung des Bereiches befinden sich zwei weitere Vollzeitäquivalente (VZÄ) im internen Ausschreibungsverfahren.

 

2. Digitalisierungsstrategie und Zeitschiene.

Ein Baustein der Digitalisierungsstrategie ist die bereits beschriebene Transformation der Verwaltungsprozesse in den Reifegrad 3. Die Stadt Celle hat sich zudem für das Programm „Digitale Kommune Niedersachsen“ des Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport beworben. Leistungsgegenstand ist u.a. die 360°-Analyse des Ist – Zustandes, die Definition von Handlungsfeldern innerhalb der Binnen- und Außensicht, die Erarbeitung von Handlungsempfehlungen und die Erstellung eines strategischen Papiers. Bei dem Programm handelt es sich um eine kostenfreie Beratungsleistung des vom Land beauftragten Dienstleisters Dataport, die mit entsprechenden internen städtischen Ressourcen zu begleiten ist.

Von einer zeitlich begrenzten Umsetzung des OZG nimmt der Entwurf des Änderungsgesetzes zum OZG Abstand. Die Bereitstellung eines elektronischen Zugangs zu Verwaltungsleistungen wird nunmehr als eine Daueraufgabe für Bund und Länder, einschließlich der Kommunen definiert.

 

3. Darstellung des Kostenrahmens.

Die für den Haushalt 2023 und die mittelfristige Finanzplanung geplanten Haushaltsmittel werden über das Produkt 111240 Digitalisierung dargestellt. Mit Ratsbeschluss vom 16.02.2023 wurde das Produkt 111240 Digitalisierung in die Liste der wesentlichen Produkte aufgenommen.

 

4. Formulare zur Anmeldung an Schulen.

Die Anmeldung von Kindern an den Schulen gehört nicht zum Aufgabenbereich der Stadt Celle als Schulträger, sondern obliegt der Schulleitung als Vertretung des Landes Niedersachsen. Der Anmeldeprozess liegt somit nicht im Kompetenzbereich der Stadt Celle, sondern ist Landessache.

 

1Bürgerportal der Stadt Celle: