Beschlussvorlage - AN/0226/25-001

Beschlussvorschlag:

 

Der Antrag Nr. AN/0226/25 der FDP-Fraktion wird abgelehnt. Damit ist der Antrag inhaltlich behandelt und formal erledigt.

Sachverhalt:

 

Nach sorgfältiger Prüfung sieht die Verwaltung die Umsetzung einer vollständigen Übersicht und Bewertung sämtlicher kommunaler Aufgaben außerhalb der OZG/EfA-Leistungen aktuell nicht als zielführend an. Die Gründe dafür liegen insbesondere in Aufwand, Ressourcenbindung, wenig erkennbarem Zusatznutzen sowie in der Ausgestaltung und Abgrenzung der geforderten Übersicht.

 

Erhebungs- und Pflegeaufwand:
Laut KGSt umfasst der kommunale Prozesskatalog über 5.500 Prozesse. Für die Stadtverwaltung müssten lokale Besonderheiten berücksichtigt, Prozesse ergänzt oder gestrichen werden. Bereits die Übertragung, Qualifizierung und Anpassung dieses Katalogs auf spezifische Ausprägungen würde einen erheblichen Personal- und Zeitaufwand bedeuten.

Zur Darstellungsform einer solchen Gesamtübersicht existiert bislang kein etabliertes Tool; die geeignete technische und methodische Lösung wäre erst zu evaluieren und ein umfangreiches Projekt mit Anforderungsanalyse, Zielbilddefinition, Auswahl und Einrichtung eines geeigneten Werkzeugs, Datenmodellierung, Rechte- und Rollenkonzept, Testlauf, und Schulungen aufzusetzen.

Die Erarbeitung einer vollständigen Übersicht würde demnach ein eigenständiges Großprojekt inklusive Konzeption und technischer Umsetzung mit erheblichem Ressourceneinsatz bedeuten.

Hierzu wurde ein entsprechendes Konzept angefragt. Die Schaffung einer solchen eigens für die Stadt Celle entwickelten Software würde sich auf ca. 60.000 € belaufen. Hinzu kämen noch ca. 4 Personentage für eine detaillierte Anforderungsanalyse sowie ca. 5 Personentage für die Einführung der Software plus Schulungen. Laufende Kosten für Softwarepflege, den Betrieb und den Support können derzeit noch nicht umfassend abgeschätzt werden, da diese von der endgültigen Komplexität der Software abhängig sind.

Die dauerhafte Aktualisierung einer derart umfassenden Übersicht, insbesondere im Hinblick auf die geforderte Bewertung, ist ebenfalls mit hohem laufendem Aufwand verbunden. Entweder wäre ein intensiver Abstimmungsbedarf mit allen Bereichen der Stadtverwaltung notwendig, oder es müsste eine dezentrale Pflege organisiert werden, die wiederum eine dauerhafte Administration und Koordination durch einen zentralen Bereich voraussetzt. Beide Varianten binden dauerhaft erhebliche personelle Ressourcen.

Zusätzlich kann eine dauerhafte Aktualität der vorgenommenen Bewertung aufgrund der hohen Eigendynamik verfügbarerer Informationstechnologie nicht zielführend gewährleistet werden.

 

Risiken für laufende Projekte:
Die Erstellung und dauerhafte Pflege einer solch umfassenden Übersicht würde erfordern, laufende oder bereits geplante Digitalisierungsprojekte zu verschieben.

Tatsächlich arbeitet die Stadtverwaltung bereits jetzt an deutlich mehr Digitalisierungsvorhaben als der Einführung von EfA-Diensten zu den Fokusleistungen. Gemäß Beschluss des Verwaltungsausschusses vom 18.06.2025 fokussierte sich die regelmäßige Berichterstattung auf den Umsetzungsstand der Einführung von EfA-Diensten zu den Fokusleistungen und Leistungen von föderalem Interesse. Das bedeutet keineswegs, dass ausschließlich EfA-Dienste umgesetzt werden. Die Stadtverwaltung plant fortlaufend weitere Digitalisierungsprojekte bzw. befindet sich in der Umsetzung. Mit diesen Projekten wird die digitale Transformation der Verwaltung bereits umfassend und zielgerichtet vorangetrieben. Diese enthalten umfassende Veränderungsimpulse, deren erfolgreiche Verankerung Priorität hat vor weiteren Großvorhaben.

 

Sachliche und inhaltliche Überschneidungen:
Die im Antrag vorgenommene strikte Trennung von „OZG“ und den „kommunalen Aufgaben außerhalb der OZG/EfA-Leistungen“ lässt sich in der Verwaltungspraxis nicht eindeutig umsetzen, da die kommunalen OZG-relevanten Leistungen einen erheblichen Teil sämtlicher kommunaler Verwaltungsaufgaben umfassen. Die Verwaltung hat zudem im Ausschuss stets transparent gemacht, dass die Berichterstattung zu den EfA-Diensten schrittweise erweitert wird, sofern dies möglich ist. Zudem legt das Land Niedersachsen den Fokus auf die EfA-Dienste, die Kommunen kostenreduziert beziehen und bis 2028 kostenfrei betreiben können. Das hat zur Folge, dass weitere EfA-Dienste für Kommunen derzeit kaum verfügbar sind.

Im Rahmen der Anbindung bzw. Umsetzung von Onlinediensten als digitale Antragsstrecken verfolgt die Verwaltung darüber hinaus grundsätzlich immer den Anspruch, auch angrenzende Prozesse sowie interne Verfahren auf ihr Digitalisierungspotential zu prüfen und entsprechend zu verbessern. Selbiges gilt für alle Projekte im Digitalisierungskontext.

 

Externe Vergabe von Digitalisierungsprojekten:
Eine Vergabe an Dritte als Projektleitung stellt keine signifikante Entlastung dar, da die externe Bearbeitung eine umfassende fachliche Einarbeitung, laufende Steuerung und abschließende Qualitätsprüfung durch das städtische Fachpersonal erfordert. Die Entscheidungs- und Koordinationskompetenzen verbleiben ebenfalls bei der Verwaltung. Externe Projektleitungen können weder abschließende Entscheidungen treffen, noch die Linienverantwortung übernehmen. Individuelle Lösungen bedürfen interner Abnahme, Integration, Betriebs- und Änderungsmanagements - alles Aufgaben, die verwaltungsintern zu leisten sind.

In fast jedem Digitalisierungsprojekt sind aber auch externe Ressourcen vorhanden und auch notwendig, da die Fachanwendungen von externen Dienstleistern bezogen werden. Die interne Projektleitung ist dabei das Bindeglied zwischen den fachlichen Anforderungen, den Anforderungen an IT-Lösungen in Kooperation mit der KDO und dem Anbieter der Fachanwendung.

Grundsätzlich werden ergänzende externe Ressourcen bei jeder Planung betrachtet, da darin auch Chancen liegen die eigenen Ressourcen zu erweitern oder auch Projekte schneller voranzubringen.

 

Interkommunale Kooperation:
Die Stadtverwaltung befindet sich bereits in verschiedenen Kontexten im Austausch mit anderen Kommunen und bringt sich in landesweiten und regionalen Arbeitsgruppen ein. Die Übernahme der Rolle einer übergeordneten Koordination obliegt anderen Stellen, wie beispielsweise dem Niedersächsischen Ministerium für Inneres, Sport und Digitalisierung oder auch dem Städtetag.

 

Fazit:
Die Verwaltung empfiehlt, den Antrag in seiner beantragten Tiefe abzulehnen. Der Bericht „Aktuelles aus der Digitalisierung“ behält die aktuelle Übersicht zu den EfA-Diensten bei und wird laufend durch Informationen zu weiteren Projekten ergänzt, wodurch ersichtlich wird, dass die Digitalisierung in der Verwaltung bereits umfassend vorangetrieben wird.