Beschlussvorlage Ziele - BV/0396/11-1

Beschlussvorschlag:

Der Rat nimmt gem. § 58 Abs. 1 Nr. 2 NKomVG die als Anlage 2 beigefügte Organisationsstruktur zum 01. Dezember 2011 zur Kenntnis.

Gleichzeitig beschließt er, dass mit dem 2. Nachtragsstellenplan 2011/12 für den Fachdienst Recht und Vergaben die Stelle einer Juristin/eines Juristen nach A 13/14 sowie eine 0,5 Stelle einer Verwaltungskraft nach A10 einzurichten sind.

Sachverhalt:

Mit Beschlussvorlage BV/0396/11 wurde bereits den Empfehlungen der gutachtlichen Stellungnahme der Kanzlei Graf von Westphalen gefolgt, die organisatorische Unabhängigkeit der Vergabestelle und die damit verbundenen organisatorischen und personellen Konsequenzen umzusetzen.

Ergänzend zu den Ausführungen der Vorlage, mit der sich der Rat in seiner Sitzung am 15.09.2011 befasst hat, sind Ergebnisse einer inzwischen erfolgten Evaluation der Aufbau- und Ablauforganisation bei der Umsetzung zu berücksichtigen. In einem Diskussionsprozess mit den Beteiligten hat sich gezeigt, dass die Trennung der Vergaben von den Bedarfsträgern wichtig und konsequent umgesetzt werden muss. Erfahrungsberichte anderer Städte bestätigen dies. In Göttingen ist die Zentrale Vergabestelle dem Referat des Oberbürgermeisters angegliedert, in Hildesheim wird das seit vier Jahren bestehende Amt für Öffentliche Aufträge voraussichtlich ab 2012 dem Rechtsamt der Stadt angegliedert. Hier spielt der Bedarf an juristischer Begleitung und Unterstützung der Aufgaben einer Zentralen Vergabestelle und die sehr hohe Komplexität des Vergaberechts insb. bei EU-weiten Vergaben ein große Rolle. Die organisatorisch richtige Lösung ist damit die Bündelung der Aufgaben Recht und Vergaben in einem Fachdienst 30 Recht und Vergaben außerhalb der Linienorganisation und direkter Angliederung an den Oberbürgermeister.

Bei dem vorgeschlagenen Zuwachs der Stellen im Fachdienst 30 ist die Stelle der Juristin/des Juristen zur Hälfte dem Aufgabenzuwachs der Gesamtverwaltung und zum anderen Teil den erforderlichen juristischen Kompetenzen für die Vergabeverfahren geschuldet. Mit der zusätzlichen ½ Stelle für den Bereich der Sachbearbeitung im Vergabeverfahren wird der Stellungnahme der Kanzlei Graf von Westphalen gefolgt, die die Aussage einer tendenziell knapp bemessenen Ressourcenausstattung des Personals der Zentralen Vergabestelle trifft. Mit Blick auf die Ablauforganisation ist festzustellen, dass den Sachbearbeitern die ausreichende Zeit für vertiefende Fallbearbeitung, Recherche und Optimierung der Prozesse, z.B. auch mit Blick auf e-Vergabe, fehlt.

Um also bei der Vergabestelle in der neuen Organisationsform die Schwachstellen auszumerzen und die Abläufe zu optimieren, wird von der Verwaltung vorgeschlagen, mit dem 2. Nachtragsstellenplan 2011/12 zusätzlich

·      die Stelle einer Juristin/eines Juristen als volle Stelle nach A13/14 sowie

·      eine 0,5 Stelle einer Verwaltungskraft nach A 10

einzurichten.

Nach Betrachtung der im Baudezernat verbleibenden Aufgaben der Bauverwaltung ist abweichend zur Ratsvorlage aus der Sitzung vom 15.09.2011 die Beibehaltung eines Referats zu favorisieren. Es handelt sich dabei überwiegend um Aufgaben mit fachdienstübergreifender Bedeutung und hohem Anspruch an Kommunikation mit verschiedenen Bereichen innerhalb und außerhalb der Verwaltung. Als  gewissermaßen selbständige Organisationseinheit mit direkter Leitung durch den Fachbereichsleiter Straßen, Verkehr und öffentliche Einrichtungen (Herr Hanssen) stellt das künftige Referat 70 Bauverwaltung eine Schnittstelle im Fachbereich 6 dar.

Schließlich bleibt der Vorschlag der Verwaltung aus der vorherigen Vorlage bestehen, ein neues Referat 23 Immobilien im Fachbereich 5, Wirtschaft, Immobilien und Finanzen, einzurichten und damit die Verantwortung für unbebaute und bebaute Immobilien in nur einem Dezernat zu bündeln.

Durch die genannten organisatorischen Änderungen entsteht mit Ausnahme der 1,5 Stellen im Fachdienst Recht und Vergaben kein erkennbarer zusätzlicher Personalbedarf.

Finanzielle Aufwendungen:

              Nein.

x              Ja:

Darstellung der finanziellen Auswirkungen:

108.400 € jährlich (A 13 und 0,5 Stelle A 10)

Mittelbereitstellung

Teilplan:

In der Ergebnisrechnung

In der Finanzrechnung investiv

              Der Beschluss führt zu einer über-/außerplanmäßigen Aufwendung bzw. Auszahlung

in Höhe von                                                        Euro.