Beschlussvorlage Ziele - VZ/0421/11-1

Beschlussvorschlag:

Der Rat ist grundsätzlich damit einverstanden, künftig die Sitzungsunterlagen nur noch in digitaler Form zu erhalten. Die Verwaltung wird deshalb aufgefordert,

a)      ein Konzept zur Einführung eines papierlosen Büros für Ratsmitglieder zu erstellen.

b)      Gleichzeitig sind dafür Schulungen vorzubereiten und anzubieten.

c)      Die Verwaltung wird ferner beauftragt, die Beschaffung von iPads für die Ratsmitglieder vorzunehmen und für die Dauer der Zugehörigkeit zum Rat bereitzustellen sowie die dafür einmaligen und laufenden Kosten der Nutzung zu tragen.

d)      Dazu werden die Haushaltsmittel entsprechend der Kostenschätzung spätestens zum 2. Nachtrag 2011/12 eingestellt.

e)      Die damit einhergehenden Kosteneinsparungen sind im Haushalt sowie in Stellenplan darzustellen.

Sachverhalt:

In der letzten Sitzung des Ausschusses für Personalangelegenheiten und Verwaltungsmodernisierung am 22.11.2011 wurde um die Beantwortung verschiedener Fragen gebeten. Die Verwaltung hat dazu die nachfolgenden Informationen zusammengetragen:

a)      Klärung der Rechtsfrage, ob ein Ratsmitglied auf eine Papierform bestehen kann.

Der Fachdienst Recht hat dazu ausgeführt, dass Ausgangspunkt der rechtlichen Überlegungen die Norm des § 59 Abs. 1 NKomVG ist. Diese hat folgenden Wortlaut: „Die Hauptverwaltungsbeamtin oder der Hauptverwaltungsbeamte lädt die Abgeordneten unter Mitteilung der Tagesordnung schriftlich oder durch ein elektronisches Dokument. Einzelheiten regelt die Geschäftsordnung (GO).“

In § 1 Abs. 2 Satz 1 der GO ist ergänzend geregelt: „Die Ladung erfolgt schriftlich durch Brief, Telefax oder E- Mail.“

Hiernach hat der Oberbürgermeister das Ermessen, welchen Weg der Ladung er wählen möchte. Dieses Ermessen würde bei einer Entscheidung des Rates der Stadt Celle zur Einführung eines „Papierlosen Büros für Ratsmitglieder“ eingeschränkt. Regelmäßig wird die Ladung hiernach per E-Mail zu erfolgen haben (Ausnahme: Stromausfall, Serverprobleme usw.). Das gleiche gilt für die Zustellung der sonstigen Unterlagen.

Einem Ratsmitglied, das über den Zugang zu einer E-Mail-Adresse verfügt, können daher Vorlagen auch gegen seinen Wunsch per E-Mail übersandt werden. Das Ratsmitglied hätte kein Recht auf Erhalt der Vorlagen in Papierform.

Die Verantwortung, die Erreichbarkeit über die elektronischen Medien und somit auch den Zugang elektronischer Nachrichten sicherzustellen, liegt nach Auffassung des Fachdienstes Recht bei der Verwaltung.

Erfahrungen aus anderen Kommunen

Nach Kenntnis der Verwaltung hat es seit der Umfrage des Kommunalen Spitzenverbandes aus Mai 2007 keine weitere systematische Erhebung gegeben. Die Verwaltung hat deshalb die erbetenen Auskünfte telefonisch bei den folgenden Städten eingeholt:

Göttingen

Die Stadt Göttingen setzt seit dieser Legislaturperiode iPads für die Ratsarbeit ein. Alle Abgeordneten haben sich schriftlich bereit erklärt, gänzlich auf Papier zu verzichten. Eine erhöhte Aufwandsentschädigung wird nicht gezahlt. Durch eine zusätzliche Softwarekomponente auf den iPads sind die Abgeordneten in der Lage, digitale Notizen zu erstellen.

Erfahrungswerte gibt es noch nicht. Die erste Ratssitzung verlief nach anfänglichen  technischen Problemen aber positiv.

Hildesheim

In Hildesheim arbeiten die Abgeordneten seit 2006 mit Notebooks. 10 Ratsherren erhalten ihre Unterlagen nach wie vor in Papierform. Die anderen Abgeordneten erhalten durch den Papierverzicht eine erhöhte Aufwandsentschädigung in Höhe von 23 Euro. Aufgrund der angespannten Haushaltslage ist geplant, diese Entschädigung wieder zu streichen.

Landkreis Harburg

Im Landkreis Harburg und in verschiedenen kreisangehörigen Gemeinden und Städten arbeiten die Abgeordneten seit fünf Jahren mit Notebooks. Auf Papier wird gänzlich verzichtet. Eine erhöhte Aufwandsentschädigung wird nicht gezahlt.

Magdeburg

Die Stadt Magdeburg stellt ihren Abgeordneten seit sechs Jahren Tablet-Notebooks zur Verfügung. Von 56 Abgeordneten haben sich zwei dieser Technik verweigert. Diese erhalten die Unterlagen nach wie vor in Papierform. Eine Aufwandsentschädigung wird nicht gezahlt.

Die Erfahrung mit der digitalen Ratsarbeit ist in den Städten, die bereits länger damit arbeiten, durchweg positiv. Abgesehen von Göttingen hat keine weitere Stadt bisher den Weg hin zum Tablet-PC (iPads) beschritten. In den meisten Fällen wurde als Grund der eingeschränkte Leistungsumfang und fehlendes Know-How genannt.

Andere Städte

In Wilhelmshaven, Lüneburg, Hameln und Halle wurden Pläne zur Einführung der „digitalen Ratsarbeit“ nach kontroverser Diskussion verschoben. In Cuxhaven ist die Einführung für 2012 fest geplant. Eine Erhöhung der Aufwandsentschädigung wird es dort nicht geben.

b)     Ausstattungskomponenten

Nach den Vorstellungen der Verwaltung sollen die iPads nur mit der normalen Standardausstattung ausgeliefert werden. Mögliche technische Extras, die über den geplanten Gebrauch hinausgehen, sind nicht vorgesehen.