Beschlussvorlage Ziele - VZ/0124/12

Beschlussvorschlag:

Der Rat beschließt,

a)      den Beitritt zur HannIT, Anstalt des öffentlichen Rechts, Hannover (§ 58 Abs. 1 Nr. 17) zum nächstmöglichen Zeitpunkt,

b)      stimmt der Zweckvereinbarung in Form eines öffentlich-rechtlichen Vertrages über die Gründung einer gemeinsamen kommunalen Anstalt „Hannoversche Informationstechnologie HannIT“ vom 30.05.2011 zu und

c)      billigt gleichzeitig die bestehende Satzung der gemeinsamen kommunalen Anstalt „Hannoversche Informationstechnologien HannIT“ vom 01.07.2011.

Sachverhalt:

Ausgangssituation

Die Stadt Celle betreibt seit Beginn der Einführung von EDV ein eigenes Rechenzentrum. Die damaligen Großrechner wurden in Kooperation mit den Stadtwerken Celle betrieben. Mit dem Aufkommen der PCs und anderer Technologien und entsprechender Unternehmensentscheidungen wurde die Zusammenarbeit bereits vor vielen Jahren beendet.

Die heutige moderne Verwaltungsarbeit ist ohne eine leistungsfähige IT nicht mehr vorstellbar. Deshalb benötigt eine Verwaltung eine hoch verfügbare, sichere und schnelle IT-Infrastruktur. Die damit einhergehende Dynamik der technischen Entwicklung stellt höchste Anforderungen an das eingesetzte Personal. Derzeit sind in dem Fachdienst Information und Kommunikation ohne Verwaltung, Beschaffung und Internet/Intranet 15 IT-Fachkräfte eingesetzt. Acht Arbeitskräfte werden für den normalen Service der rd. 600 PC-Arbeitsplätze benötigt, auf den Betrieb des Rechenzentrums konzentrieren sich sieben Systemadministratoren. Sensible Bereiche sind z. T. nur mit einem Experten abgesichert. Das darin liegende Risiko steigt vor dem Hintergrund des zunehmenden Fachkräftemangels noch an.

Ein weiterer Problembereich besteht in der Gewährleistung der technischen Betriebssicherheit. Angesichts der zentralen Bedeutung der IT gehört heute ein Ausfallrechenzentrum zum Standard. Dies besteht bisher nur zum Teil und müsste mit entsprechender Technik und dem dazugehörigen finanziellen Aufwand weiter ausgebaut werden.

Es liegt auf der Hand, dass die Entwicklung und die Umsetzung neuer Technologien oder auch Erneuerungen der Infrastruktur einschließlich ihrer Beschaffung nur mit dem nötigen finanziellen Aufwand gewährleistet werden können. Wenn nun jede Kommune für sich diesen Aufwand auch für die Zukunft betreiben wollte, wäre das nicht zu rechtfertigen.

Künftige strategische Ausrichtung

In der Fachwelt werden neben üblichen technischen Themen vor allen Dingen Schlagworte wie Standardisierung und Zusammenarbeit propagiert. Mit Schreiben vom 31.03.2011 hatte der Landkreis Celle die Übernahme der städtischen IT angeboten. Nach Prüfung des Angebotes war von hier die kommunale Kooperation nach dem Vorbild des IT-Verbundes Uelzen vorgeschlagen worden, was wiederum vom Landkreis abgelehnt wurde. Auf die Vorlage Nr. MV/0284/11 vom 14.06.2011 mit weiterführenden Erklärungen wird verwiesen.

Eine kommunale Kooperation in der vorgeschlagenen Art und Weise hätte aber in jedem Fall einen hohen, zeitintensiven Diskussions- und Umsetzungsaufwand erfordert. In Uelzen ging man den Weg mit Unterstützung einer externen Moderation und über die Implementierung einer neuen Leitung.

Die in der Ausgangssituation dargelegten Herausforderungen benötigen zudem einen starken Partner.

Die Verwaltung ist der Auffassung, in der HannIT einen solchen Partner gewinnen zu können. Dies gilt umso mehr, weil der Verbund im letzten Jahr die rechtlichen Voraussetzungen dafür geschaffen hat, dass andere Gebietskörperschaften der Anstalt beitreten können (§ 1 Abs. 1 der Satzung). In der HannIT sind derzeit knapp neunzig Mitarbeiter/-innen beschäftigt, sodass sensible technische Bereiche z. T. mit vier Fachkräften abgesichert werden können. Auch die bisherige Zusammenarbeit mit der HannIT beim Standesamtsverfahren AutiSta mit der Langzeitarchivierung der Daten verläuft gut und reibungslos.

Ein weiterer Grund für eine Partnerschaft besteht darin, dass im Verbund eine Reihe von Städten beteiligt sind, die hinsichtlich des Aufgabenbestandes, der technischen Anforderungen sowie verwaltungskultureller Aspekte Ähnlichkeiten mit Celle aufweisen. Zudem bietet der Beitritt die Chance eines bedarfsorientierten Übergangs, d. h. die Stadt kann die Aufgabenpakete übertragen, die sie selbst nicht mehr wahrnehmen kann oder will und diese Leistung auch nur aufwandsbezogen vergüten.

Konkrete Umsetzungsschritte

Vorrangig soll vorbehaltlich der Beschlussfassung des Rates u. a. über die HannIT die Ausfallsicherheit erhöht werden. Außerdem besteht ein Interesse an der Nutzung des dort vorhandenen und von der Stadt Celle favorisierten Dokumentenmanagementsystems (DMS). Es könnte ohne weiteres Ausschreibungsverfahren eingesetzt werden. Weitere Aufgabenfelder müssen zu einem späteren Zeitpunkt bedarfsorientiert geprüft werden.

Einsparung/Kosten

Nach den Berechnungen der KGSt (Daten der Stadt Köln) werden die IT-Kosten eines Büroarbeitsplatzes mit 3.450 €/Jahr angegeben. Die Kosten bei der Stadt Celle liegen zwar etwas darunter, berücksichtigen aber nicht alle Kostenbestandteile. Auch die Kostenstruktur der HannIT nähert sich diesen Beträgen.

Der mittel- und langfristige Vorteil besteht darin, dass aufwendige Beschaffungsprogramme zentral koordiniert und technisches Wissen schneller verfügbar gemacht werden können.

Die Kosten des Beitritts belaufen sich auf einmalig 1.000 €. Für eine Vernetzung mit dem Rechenzentrum der HannIT kommen Kosten für die Leitungsanbindung hinzu. Allerdings besteht bereits jetzt eine Leitungsanbindung zum Standesamtsverfahren AutiSta, sodass allenfalls Kapazitätsaspekte zu höheren Kosten führen werden.

Die Kosten für die abgerufenen Leistungen werden von der HannIT nach der dortigen Kosten-Leistungsrechnung ermittelt in Rechnung gestellt. In Verbindung mit der eigenen Kosten-Leistungsrechnung sind die Gesamtkosten der städtischen IT transparent.