Beschlussvorlage - BV/0240/12

Beschlussvorschlag:

1)      Der Rat der Stadt Celle ändert die Geschäftsordnung des Rates (GO) wie folgt (Änderungen in Fettdruck):

§ 1 Abs. 2 GO:  „Einberufung des Rates“

Die Ratsmitglieder werden schriftlich unter Mitteilung der Tagesordnung eingeladen. Die Ladung erfolgt schriftlich durch Brief, Telefax oder E-Mail unter Hinweis auf die Unterlagen im Ratsinformationssystem der Stadt Celle. Einzelheiten zur digitalen Ratsarbeit legt der Rat in einer besonderen Richtlinie fest. Die Ratsfrauen und Rats­herren sind verpflichtet, Änderungen ihrer Postanschrift, Telefaxverbindung oder E-Mail-Adresse umgehend der Oberbürgermeisterin / dem Oberbürgermeister mitzuteilen. Der Ladung sind die Tagesordnung sowie in der Regel Vorlagen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten beizufügen. Bei der Aufstellung der Tagesordnung ist § 4 zu beachten. Jeder Beratungsgegenstand muss konkret bezeichnet werden.

§ 24 Abs. 1 GO:  „Geschäftsgang und Verfahren der Ausschüsse“

Für den Geschäftsgang und das Verfahren der Ratsausschüsse sowie der Ausschüsse nach besonderen Rechtsvorschriften gelten die Vorschriften des ersten Teils entsprechend, soweit nicht gesetzliche Vorschriften vorgehen oder Bestimmungen dieser Geschäftsordnung entgegenstehen. Die Mitglieder in den Ausschüssen, die nicht dem Rat der Stadt Celle angehören (z. B. die sog. „beratenden Mitglieder“), erhalten die Sitzungsunterlagen in Papierform.

§ 25 Abs. 1 GO:  „Geschäftsgang und Verfahren der Ortsräte“

Für das Verfahren innerhalb der Ortsräte gilt das Verfahren für den Rat entsprechend, soweit nicht gesetzliche Vorschriften vorgehen oder Bestimmungen dieser Geschäftsordnung entgegenstehen. Die Ortsratsmitglieder, die nicht dem Rat der Stadt Celle angehören, erhalten die Sitzungsunterlagen in Papierform.

§ 18 Abs. 3 GO:  „Protokoll des Rates“

Das Protokoll wird allen Ratsmitgliedern alsbald nach jeder Ratssitzung zur Verfügung gestellt. Einwendungen gegen das Protokoll dürfen sich nur gegen die Richtigkeit der Wiedergabe des Verhandlungsverlaufs und des Inhalts der Beschlüsse richten. Werden gegen die Fassung des Protokolls Einwendungen erhoben, die sich nicht durch Erklärungen der Protokollführerin oder des Protokollführers, der Oberbürger­meisterin / des Oberbürgermeisters beheben lassen, so entscheidet der Rat.

§ 23 GO:  „Protokoll des Verwaltungsausschusses“

Das Protokoll wird allen Ratsmitgliedern alsbald nach jeder Sitzung des Verwaltungsausschusses zur Verfügung gestellt. Die Protokolle des Verwaltungsausschusses sind vertraulich zu behandeln und zu verwahren.

§ 25 Abs. 2 GO:  „Geschäftsgang und Verfahren der Ortsräte“

Die Protokolle werden allen Mitgliedern des Ortsrates alsbald nach jeder Sitzung zur Verfügung gestellt. Die Protokolle über nichtöffentlich beratene Angelegenheiten sind vertraulich zu behandeln und zu verwahren.

2)      Der Rat der Stadt Celle beschließt die beigefügte Richtlinie für die digitale Ratsarbeit.

3)      Der Rat der Stadt Celle fasst einen der folgenden Beschlüsse:

a)      Die Verwaltung gewährt den Ratsmitgliedern einen Investitionskostenzuschuss für die digitale Ratsarbeit mit IPads2 (16 GB Speicher, WLAN, UMTS zzgl. ITunes-Guthaben) in Höhe von maximal 544,- Euro pro Ratsmitglied.

b)      Die Verwaltung gewährt den Ratsmitgliedern einen Investitionskostenzuschuss für die digitale Ratsarbeit mit IPads3 (16 GB Speicher, WLAN zzgl. ITunes-Guthaben) in Höhe von maximal 504,- Euro pro Ratsmitglied.

c)      Die Verwaltung gewährt den Ratsmitgliedern einen Investitionskostenzuschuss für die digitale Ratsarbeit mit IPads3 (16 GB Speicher, WLAN, UMTS zzgl. ITunes-Guthaben)  in Höhe von maximal 624,- Euro pro Ratsmitglied.

Sachverhalt:

Zentrales Ziel bei der Einführung von Tablet-PC´s ist die Entwicklung zu digitaler Kommunikation und damit die Einsparung von Papier und Postversand. Damit einhergehend soll auch das strategische Ziel der Stadt Celle der sparsamen Haushaltsführung verfolgt werden. Grundlage für die zukünftige digitale Ratsarbeit ist die Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems Allris. Damit wird die Voraussetzung für erweiterte Funktionalitäten geschaffen.

Der Rat hat in seiner Sitzung am 16.12.11 einen Grundsatzentschluss gefasst, die Ratsunterlagen nur noch digital zu erhalten. Gefordert wurden von der Verwaltung ein Konzept und die Bereitstellung entsprechender Schulungen (siehe Anlage 1). Außerdem sollte die erzielte Kostenersparnis dargestellt (siehe Anlage 2) und im Haushalt und Stellenplan ausgewiesen werden.

Nach Abwägung der Argumente ist für die Umsetzung der Einführung der digitalen Ratsarbeit die Entscheidung, insbesondere aus Sicherheits- und technischen Aspekten, auf das Betriebssystem IOS 5.1 (bzw. höher) gefallen. Bei der Frage der Hardwarebeschaffung wurde abgewogen zwischen einer zentralen Beschaffung durch die Stadt Celle und der Gewährung eines Investitionskostenzuschusses an die einzelnen Ratsmitglieder. Aufgrund der in der Stadt Göttingen gemachten Erfahrungen  und der Erfahrungen der IPad-Nutzer im Rat der Stadt Celle wird ein Investitionskostenzuschuss favorisiert. Einerseits kann durch diese Verfahrensweise den individuellen Wünschen der Ratsmitglieder besser Rechnung getragen werden, andererseits wird auch der Verwaltungsaufwand minimiert.

Der Rat der Stadt Celle hat den Grundsatzbeschluss in Kenntnis der von der Verwaltung vorgeschlagenen normalen Standardausstattung getroffen.

Nach den Erkenntnissen der Verwaltung ist ein Einsatz von IPads2 auch nach der Einführung von IPads3 aufgrund der längeren Akkulaufzeit, der schnelleren Dokumentenzugriffe und der geringeren Kosten empfehlenswert. Deshalb ist der Beschlussvorschlag in drei Alternativen aufgeteilt.

Auf jeden Fall ist es notwendig auf das Betriebssystem IOS 5.1 zurückzugreifen und ein WLAN-fähiges Gerät zu beschaffen. Die entsprechende Infrastruktur für den Zugang zu Allris über das Internet wird innerhalb der bisher in der Verwaltung genutzten Sitzungsräume sichergestellt.

Durch den UMTS-Zugang besteht zusätzlich die Möglichkeit, über das mobile Telefonnetz das Internet zu nutzen (3G bzw. 4G-Funktion). Sim-Karten und Verträge müssten allerdings ggfls. zu eigenen Lasten erworben bzw. abgeschlossen werden. Der Vorteil bei einem UMTS-fähigen IPad liegt in der Möglichkeit der Internetnutzung über Mobilfunk zum Beispiel bei Sitzungen in Räumlichkeiten ohne WLAN-Zugang oder von „unterwegs“.

Die Verwaltung empfiehlt unter der Maxime der sparsamen Haushaltsführung den geringeren Zuschuss und die Beschaffung nach der Variante unter 3a) des Beschlussvorschlags.

Die Bezuschussung ist abhängig von einem Verwendungsnachweis und stellt den Höchstbetrag dar. Bei einer Kombination  mit einem Mobilfunkvertrag ist eine Förderung bis zum oben genannten Maximalbetrag möglich.

Um die erforderliche Umsetzung rechtskonform vorzunehmen, sind die Anpassung der Geschäftsordnung des Rates und der Erlass der Richtlinie zur digitalen Ratsarbeit gemäß dem Vorschlag der Verwaltung erforderlich.