Mitteilungsvorlage - MV/0101/14

Sachverhalt:

Die Stadt Celle ist im Jahr 2012 der HannIT beigetreten. Wesentliche Motivation für den Beitritt war die Möglichkeit, das bei der HannIT eingeführte Dokumentenmanagementsystem (OS|ECM) auch für die Stadtverwaltung Celle nutzbar zu machen. Zum Zeitpunkt des Beitritts nutzte die Stadtverwaltung Celle im FD 20 bereits ein Dokumentenmanagementsystem (Easy-Archiv). Easy-Archiv war aber durch Instabilität, fehlende Funktionalitäten und veraltete Hardwarekomponenten kein zukunftsträchtiges System. Aus diesem Grund wurde ab November 2012 mit der Migration des Easy-Archiv Systems nach OS | ECM begonnen und diese im Mai 2013 abgeschlossen. Seit diesem Zeitpunkt nutzt der Fachdienst 20 das neue Dokumentenmanagementsystem.

Das ursprüngliche Ziel, langfristig OS|ECM stadtweit einzusetzen, ist nach Einschätzung des Fachdienstes Grundsatzangelegenheiten, Organisation und Statistik bei dem bestehenden Konsolidierungsdruck des Haushaltes nicht mehr realistisch. Jede Ausweitung des OS|ECM Systems verursacht hohe einmalige und laufende Kosten.

Aus Sicht der Fachdienste  Grundsatzangelegenheiten, Organisation und Statistik sowie Information und Kommunikation ist der SharePoint 2013 eine Alternative.  Der SharePoint 2013 ist ohnehin bei der Stadt Celle lizenziert und erfüllt fast alle Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem. Lediglich die revisionssichere Langzeitarchivierung ist mit dem SharePoint 2013 nicht abbildbar. Für diesen Anwendungsfall bleibt OS | ECM das Mittel der Wahl.

Der SharePoint 2013 soll daher als Dokumentenmanagementsystem für Fachdienste mit unkritischen Dokumenten und Daten vorrangig genutzt werden. In den Fachdiensten, die eine gerichtsfeste, revisionssichere Langzeitarchivierung benötigen, sollen  die wesentlich teureren OS|ECM Lizenzen eingesetzt werden.

(Bezug: B-Vorlage Nr. VZ/0124/12)