Mitteilungsvorlage - AN/0397/16-1

Sachverhalt:

Die Anfrage bezieht sich auf den Prüfbericht des RPA vom 14.8.2013 zum „Gelenk Neumarkt“ sowie anderen Vorhaben und daraus erfolgten organisatorischen Änderungen.

Vorab wird darauf hingewiesen, dass auch in den letzten Jahren erfolgreich und vermehrt Fördermittel in erheblicher Größenordnung eingeworben (allein in 2016 knapp 10 Mio. EUR), zum Großteil bereits in Maßnahmen umgesetzt und i.d.R. ohne Beanstandungen ab- und schlussgerechnet wurden:

• Sanierungsgebiet Allerinsel: Hafenumbau und Haus der Vereine sowie (außerhalb der Sanierung) Hochwasserschutz
• Sanierungsgebiet Altstadt: diverse private Fördermaßnahmen
• Verkehr: 2. BA Äußerer Ring, Welfenallee Nord, ÖPNV-Beschleunigung, Haltestellenumbau
• BHKW Klärwerk
• Energetische Sanierung (CD-Kaserne und Schulen)
• Klimaschutz (Heese-Nord sowie Radverkehr).

Zudem ist der Bereich mit der Rathsmühle in das Sanierungsgebiet Allerinsel aufgenommen worden mit der grundsätzlichen Möglichkeit der Förderung aus Sanierungsmitteln.

Dies vorausgeschickt wird die Anfrage wie folgt beantwortet:

1. Welche organisatorischen Konsequenzen sind in den letzten Jahren aus diesen Feststellungen des RPA im Baudezernat gezogen worden?

Im Baudezernat sind in den vergangenen Jahren eine Vielzahl von organisatorischen Veränderungen zur Verbesserung der internen Abläufe vorgenommen worden; u.a.

• regelmäßige und strukturierte Dienstbesprechungen (Dienstbesprechung aller Führungskräfte im Dez. IV, Nachbesprechungen der Dienstbesprechung des Verwaltungsvorstandes, einzelne jour fixes mit allen Fachdienst- und Abteilungsleitern) im Dezernat.
• Integration der Bereiche Hochbau und Liegenschaften in das Dezernat IV; dadurch verbesserte fachdienstübergreifende Abstimmung im Dezernat IV.
• organisatorische Änderung im Sanierungsgebiet Altstadt: einvernehmliche Auflösung der Zusammenarbeit mit dem Treuhänder per Vertrag und Übernahme der Sanierungssteuerung durch die Stadt.
• Besetzung mit zusätzlichen Verwaltungsmitarbeitern im FD 60 zur Erhöhung der Arbeitseffizienz.
• Einführung von Projektstrukturen in dafür geeigneten Vorhaben (s.u.).

2.Ist eine Verbesserung der Projektsteuerung erfolgt?

Ja, bei der Steuerung komplexer Vorhaben hat eine deutliche Verbesserung stattgefunden; u.a.

• Es sind klare Projektstrukturen für laufende größere und komplexe Vorhaben mit regelmäßigen Steuerungsgruppen incl. Protokolle, Arbeitsaufträgen und Verantwortlichkeiten eingerichtet worden: (Bsp. Allerinsel; Altstadt; Konversion Hohe Wende – Umbau zur Notaufnahme des Landes; Einführung Niederschlagswassergebühr)
• Einführung von Ad-hoc-Projektgruppen für kleinere Maßnahmen mit Zuordnung der Federführung (Bsp.: Baker Hughes – Erweiterung).
• Gemeinsame Auftaktgespräche mit externen Projektträgern und allen intern betroffenen Fachdiensten schaffen Grundlagen für eine effiziente Abarbeitung von Vorhaben (Bsp.: Nachnutzung Alte Feuerwache).
• Darüber hinaus finden regelmäßige Infrastruktur – Koordinierungsrunden intern und extern statt.

3.Ist ein internes Controlling (IKS) zur Qualitätssicherung und aktiven Fehlervermeidung implementiert worden?

Ein dezernatsinternes Controlling ist im Aufbau und wird derzeit mit dem hausweit vorbereiteten Investitionscontrolling abgestimmt.

Das Bauinvestitionscontrolling befindet sich im Aufbau und wird insbesondere im Fachdienst Tief-und Landschaftsbau (FD 66) seit 2016 an geeigneten Projekten erprobt. Die Ausweitung des Controllings ist im FD 66 ab dem Haushaltsjahr 2017 für alle investiven Maßnahmen vorgesehen. Die Dienstanweisung für die Umsetzung des Bauinvestitionscontrollings ist in Vorbereitung. Ein, die Dienstanweisung begleitendes Handbuch für Bauinvestitionscontrolling beschreibt die relevanten Verfahrensschritte, die stufenweise in die Abläufe integriert werden. Die regelmäßige Überprüfung der Arbeitsabläufe führen zur Aktualisierung des Handbuches.

Die im FD 66 eingerichtet Stelle für Controlling wurde mit einer Mitarbeiterin (TZ 30 WoStd.) besetzt und mit Controllingaufgaben für den Fachdienst 66 sowie für das gesamte Dezernat IV beauftragt.

4.Sind Maßnahmen zur Verbesserung der Projektdokumentation vorgenommen worden?

Die Projektdokumentation erfolgt in geregelter Form in Form von Protokollen, Vermerken und systematischer Ablage von Anträgen, Förderbescheiden etc. bei der federführenden Projektleitung.