Mitteilungsvorlage - AN/0236/17-1

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Wer hat wann die Sanierung des Umkleidebereiches beschlossen?

Wie hoch waren die Kosten für die Sanierung der Umkleide ursprünglich veranschlagt?

Wer hat wann die Sanierung der Sanitärräume beschlossen?

Wer hat wann die Kostenschätzung für die Sanierung der Sanitärräume in Höhe von in Höhe von 270.000 € vorgenommen?

Der Instandsetzungsbedarf im Bereich der Umkleiden und der Sanitärräume wurde 2015 vom FD 65 im Rahmen einer Mängelanalyse festgestellt (u.a. Rohrbrüche, marode Leitungsnetze, Risiken für Trinkwasserhygiene, allgemeiner Erneuerungsbedarf). Nach überschlägiger Ermittlung des Finanzbedarfes wurde von FD 65 ein erster grober Mittelansatz in Höhe von 270.000 Euro für die Planungsleistungen und die bauliche Umsetzung des Sanierungsvorhabens für die Haushaltsplanungen angemeldet. Die Maßnahme war damit Bestandteil der Haushaltsplanungen der Stadtverwaltung für das Produktkonto 211000.4211130 in Höhe von 270.000 EUR.

Zu diesem Zeitpunkt lagen noch keine Planungen und somit auch keine Kostenschätzung im Sinne der DIN 276 vor, denn die Kostenschätzung beruht auf den Planungen.

2.

Wer hat wann die Kostenschätzung dieser Maßnahme vorgenommen? (Bauverwaltung? Externes Büro?)

Aufgrund der angespannten Haushaltssituation musste die Ausführung der Maßnahme von 2016 auf 2017 verschoben werden. Mit Bereitstellung der Haushaltsmittel konnte dann Anfang 2017 ein externes Büro mit der Planung der gebäudetechnischen Anlagen (TGA) beauftragt werden. Die Objektplanungsleistungen wurden parallel von FD 65 erbracht. Erst im Zuge der Durchführung der ersten Planungsleistungsphasen (Grundlagenermittlung, Vorplanung, Entwurfsplanung, usw.) konnten im ersten Quartal 2017 erstmals die detaillierteren Kostenermittlungen im Sinne der DIN 276 erstellt werden (z.B. Kostenschätzung). Die Kostenschätzung nach DIN 276 beruht somit auf Planungsleistungen des externen TGA-Planers und des FD 65.

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12.

Was hat die Ausschreibung ergeben?

Sind bei der gesamten Maßnahme die Ausschreibungs- und Vergaberegeln beachtet worden?

Die Bauleistungen wurden entsprechend den Grundsätzen des Vergaberechts gewerkeweise ausgeschrieben und vergeben - entsprechend der Regeln je nach geschätzter Auftragssumme entweder öffentlich oder beschränkt. Es gibt also nicht eine, sondern eine Vielzahl von zeitlich versetzten Ausschreibungen und Beauftragungen. Die Gewerke unterhalb der entsprechenden Schwellenwerte wurden bzw. werden im Rahmen der ebenfalls entsprechend der einschlägigen Vergabevorschriften ausgeschriebenen Rahmenverträge abgewickelt.

Inzwischen sind die wesentlichen Vergabeeinheiten (> 90 % der Gesamtkosten) beauftragt worden. Nach derzeitigem Stand können die Kosten der Kostenschätzung nach DIN 276 (Kostenschätzung nach der Vorplanungsphase!) voraussichtlich eingehalten werden.

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13.

Wie war das Ergebnis der Endabrechnung?

Ist die Maßnahme jetzt nach den Ferien abgeschlossen? Wie teuer ist sie letztlich geworden?

Die Maßnahme befindet sich derzeit in der Durchführung und wird voraussichtlich in den Herbstferien 2017 abgeschlossen. Nachdem alle ausführenden Unternehmen und der externe Planer ihre Schlussrechnung gestellt haben und diese geprüft wurden, kann die abschließende Kostenfeststellung gemäß DIN 276 erstellt werden.

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Wie lautet die Haushaltsstelle der Instandhaltungsrückstellung für diese Maßnahme?

211000.2831015

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11.

Wer hat wann und aus welchem Grund die Kostenberechnung auf 390.000 Euro aufgestockt? Welche Haushaltsstelle?

Wann sind die Aufträge hierfür vergeben worden, wann der Oberbürgermeister und der Bürgermeister hierüber unterrichtet worden?

Die Kostenschätzung nach DIN 276 wurde u.a. aufgrund der Erkenntnisse aus den näheren Bauwerksuntersuchungen (z.B. Kamerabefahrung der Grundleitungen) und der Ergebnisse der Planungsleistungen während des Planungsprozesses im ersten Quartal 2017 fortgeschrieben.

Es hat sich dabei gezeigt, dass weitere ergänzende Instandsetzungsleistungen erforderlich und zudem zweckmäßig sind, um eine sinnvolle Sanierungsmaßnahme durchführen zu können.
Der Stadtbaurat hat Anfang April entschieden, dass die Ausführung der umfassenden Lösung die technisch sinnvollere und wirtschaftlichere Option darstellt. Daher wurde die Aufstockung der Mittel beantragt.

Um die Ausfallzeit der Sporthalle für den Schul- und Vereinssport auf das geringstmögliche Maß zu begrenzen, wurde von Anfang an geplant, mit den Bauarbeiten am Anfang der Sommerferien zu beginnen. Um diesen Termin halten zu können, wurde ein Eilentscheid für den Mittelantrag vorbereitet.

Die ersten Bauaufträge wurden ab Mai 2017 nach entsprechenden Ausschreibungen vergeben.

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Wie und aus welchen Gründen konnte es dazu kommen, dass bei den Kostenschätzungen die „anerkannten Regeln der Technik“ und die „nutzungsbedingten Vorgaben des Brandsschutzes“ nicht berücksichtigt wurden?

Die Kostenschätzung wurde auf Grundlage der Planungsergebnisse im ersten Quartal 2017 erstellt. Bei der Planung wurden die einschlägigen Vorschriften und die allgemein anerkannten Regeln der Technik berücksichtigt. Der Mittelansatz zur Anmeldung des Instandsetzungsbedarfes (2015) wurde überschlägig und ohne Vorliegen einer Planung geschätzt.

14.

Wie kann verhindert werden, dass der Rat von derartigen Verteuerungen von Maßnahmen rechtzeitig unterrichtet, Oberbürgermeister und Bürgermeister nicht in solche Zwangssituationen gebracht und der Rat zähneknirschend eine ungeplante weitere Verschuldung hinnehmen muss, während an anderer Stelle um wenige tausend Euro gestritten werden muss, weil die Bauverwaltung sagt, die Kassen seien leer?

Die Eilentscheidung wurde herbeigeführt, um während der vertieften Bauvorbereitung erkannte weitere bauliche Mängel im Rahmen einer Gesamtmaßnahme abzustellen, deren Beseitigung zu einem späteren Zeitpunkt höhere Kosten verursacht hätte. Trotz Kostenerhöhung ist die durchgeführte Maßnahme damit die wirtschaftlichste Lösung.

Zudem sollte mit der Maßnahme planmäßig am Anfang der Sommerferien begonnen werden, um die Ausfallzeit der Halle für die Schule und die Vereine auf einen möglichst kleinen Zeitraum zu begrenzen.

15.

Wie weit ist der Stand des Controllings in der Bauverwaltung gediehen?

Die Konzeption für ein zentrales Investitionscontrolling ist abgeschlossen. Das zentrale Investitionscontrolling ist im Fachdienst Finanzwirtschaft in der Abteilung 20.1 verortet. Ziel ist es, bereits vor Aufstellung des Haushaltsplanes Investitionen nach zwingender Notwendigkeit zielorientiert zu priorisieren und durch ein unterjähriges Berichtswesen zu begleiten. Das Verfahren wird erstmalig für Investitionen eingesetzt, die in das Investitionsprogramm für 2018 aufgenommen werden sollen.