Beschlussvorlage - BV/0081/19

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Celle beschließt den Beitritt zum Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO). Die Verwaltung wird beauftragt, den Rechenzentrums- und Netzwerkbetrieb der Stadtverwaltung Celle in die Betriebsverantwortung der KDO zu überführen und die Inanspruchnahme weiterer Dienstleistungen der KDO zu prüfen.

Sachverhalt:

I. IT-Infrastruktur der Stadt Celle:

Die von der Stadt Celle an ihren Standorten genutzte Informationstechnik wird zentral in zwei Rechenzentren betrieben, eines davon im Neuen Rathaus und das andere in dem Gebäude der Freiwilligen Feuerwehr. Koordiniert werden die Rechenzentren durch Systeme in einem Serverraum im Gebäude des Standesamtes. Die etwas über 750 IT-Büroarbeitsplätze greifen auf Daten und Dienste in diesen Rechenzentren zu. Die knapp über 200 Drucker und Kopiercenter werden ebenfalls zentral verwaltet. Die Büroarbeitsplätze in den ca. 25 Gebäude-Standorten (Neues Rathaus, Bauhöfe, Stadtentwässerung, Altes Rathaus, etc.) sind untereinander in einem eigenen Netzwerk verbunden. Die Vernetzung zwischen den Standorten erfolgt weitgehend über eigene Glasfaserleitungen und in den Gebäuden durch ca. 70 aktive Netzkomponenten.

Die zentralen Dienste der Rechenzentren sind weitgehend hochverfügbar und redundant aufgebaut, damit z.B. der Ausfall einzelner Komponenten keine Auswirkungen auf den Betrieb hat. Es werden ca. 30 Terabyte an Daten für knapp 80 Server und 70 Fachanwendungen bereitgestellt. Über Webserver sind Dienstleistungen durch die Einwohnerinnen und Einwohner, wie zum Beispiel die Online-Ausleihe der Stadtbibliothek, abrufbar. Zudem finden Datenübertragungen im deutschlandweiten Behördennetzwerk, wie zum Beispiel dem Ausländerzentralregister, statt.

Dieser Betrieb der IT-Infrastruktur erfordert in seiner Komplexität ein hohes Maß an Fachwissen und Personaleinsatz, um verantwortungsvoll abgesichert zur Verfügung gestellt und für die Anwenderinnen und Anwender supportet werden zu können.

II. Fachkräftemangel im Fachdienst Informationstechnik:

Deutschlandweit herrscht ein chronischer Mangel an IT-Fachkräften. Dieser besorgniserregende Umstand hat nunmehr auch die Stadt Celle erreicht. In der Folge können vakante Planstellen nicht mehr besetzt werden. Der Stellenplan 2018 wies für den Fachdienst Informationstechnik einen Stellensollbedarf von 18,29 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) aus von denen 17,77 VZÄ besetzt waren. Durch Abgabe der Jugendhilfeträgerschaft an den Landkreis Celle und einer Optimierung der Prozessabläufe innerhalb des Fachdienstes Informationstechnik wurde der Stellensollbedarf für 2019 planmäßig auf 16,29 VZÄ reduziert. Diese Sollplanung ist realistisch nicht mehr zu erreichen.

Aktuell ist für Mitte 2019 von einer tatsächlichen Stellenbesetzung von max. 10,18 VZÄ auszugehen. Davon verfügen nur 9 Mitarbeitende (8,64 VZÄ) über das erforderliche Fachwissen zum Betrieb der IT-Infrastruktur.

Eine Nachbesetzung der vakanten Stellen mit qualifiziertem Fachpersonal ist aufgrund des Mangels an ausgebildeten Kräften, der Konkurrenzsituation mit der Privatwirtschaft und den begrenzten Vergütungsmöglichkeiten des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) schwierig bis unmöglich. Eine im Dezember 2018 durchgeführte Stellenausschreibung zur Nachbesetzung blieb erfolglos.

III. Risiken für den Betrieb der städtischen IT aufgrund der personellen Situation:

Die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung eines geordneten IT-Betriebs ist mit den noch vorhandenen eigenen Mitarbeitenden nicht mehr zu gewährleisten. Trotz weiterer interner Restrukturierungs- und Optimierungsmaßnahmen, der Reduzierung von Serviceleistungen und der Anordnung von Überstunden kann die vorhandene IT-Infrastruktur aktuell bestenfalls noch am Laufen gehalten werden. Personalressourcen für Neukonzeptionen, Integration notwendiger neuer Komponenten in die Systemumgebung und Fehleranalysen stehen nicht mehr zur Verfügung.

Das Risiko des Ausfalls einzelner oder mehrerer IT-Infrastrukturkomponenten ist inakzeptabel hoch. Es bestand kurzfristig dringender Handlungsbedarf und es besteht mittel- bis langfristig die Notwendigkeit, die Betreuung und Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur strategisch und konzeptionell neu auszurichten, um sie aus der aktuellen Hochrisikosituation herauszuführen.

IV. Kurzfristige Maßnahmen zur Risikominimierung für den Betrieb der städtischen IT:

Die Verwaltung hat die nicht mehr vorhandenen eigenen Personalressourcen durch am Markt verfügbare externe Ressourcen kurzfristig substituiert, um so den Betrieb der städtischen IT sicherzustellen. Hierbei war zu gewährleisten, dass die Unterstützungsleistungen für alle bei der Stadt Celle eingesetzten Infrastrukturkomponenten ad hoc abgerufen werden können, um die Beeinträchtigung der IT-Services zeitlich und vom Umfang her zu minimieren. Zu diesem Zweck waren proaktiv Vereinbarungen mit einem IT-Dienstleister zu treffen. Entsprechende Vereinbarungen wurden, nach Prüfung durch das städtische Rechnungsprüfungsamt, mit der Hannoverschen Informationstechnologie (HannIT) geschlossen, bei der die Stadt Celle seit 2012 Mitglied ist. Im Störungs- oder sonstigen Bedarfsfall ermöglichen diese Vereinbarungen eine unmittelbare Beauftragung zur Wiederherstellung der IT-Services oder zur Durchführung kurzfristig notwendiger Wartungsarbeiten. Bei der Beauftragung der HannIT durch die Stadt Celle handelt es sich um ein vergaberechtsfreies „In-House-Geschäft“. Dort, wo die HannIT die Leistungen nicht selbst erbringen kann, bedient sie sich eines externen Generalunternehmens.

Durch die Vereinbarungen entstehen folgende Kosten. Die Finanzierung ist durch Mittelübertragung aus dem Vorjahr vorerst gesichert.

• 3.390 € für die einmalige Erfassung und Dokumentation der vorhandenen Systeme
• 1.850 € monatlich für die Havarie Bereitschaft
• 1.450 € pro Tag für jede Inanspruchnahme der Leistungen

Die mit der HannIT geschlossenen Vereinbarungen sichern ausschließlich den aktuellen Ist-Zustand der IT-Infrastruktur für einen Zeitraum von sechs Monaten ab. Der längerfristige Bestand sowie die mittel- und langfristige Weiterentwicklung der städtischen IT-Services sind damit nicht gewährleistet.

V. Langfristige Neustrukturierung des Betriebs der städtischen IT:

Lösungen, die lediglich den aktuellen Ist-Zustand absichern, sind mittel- und langfristig nicht zielführend. Es liegt in der Natur der Sache, dass eine IT-Infrastruktur kontinuierlich weiterzuentwickeln und auf den technisch aktuellsten Stand zu bringen ist. Zu den technischen Bedarfen kommen stetig steigende Anforderungen an den Datenschutz, die Informationssicherheit und an ein Echtzeit-Monitoring, welches etwaige interne oder externe Angriffe auf die Infrastruktur sofort erkennt und abwehrt. Wie wichtig der Einsatz des gesamten Sicherheitsspektrums ist, zeigen die Beispiele einer Gemeinde aus der Region Hannover oder auch des Deutschen Bundestages. In der betroffenen Kommune wurde Anfang Dezember 2018 die gesamte Stadtverwaltung über mehrere Tage durch einen Virenbefall lahmgelegt. Im Januar 2019 wurde der Datenklau im Deutschen Bundestag bekannt.

Zusätzlich zu den (sicherheits-)technischen Herausforderungen treten zunehmend neue legislative Aufgabenstellungen in den Vordergrund. Gesetzliche Vorgaben aus dem Onlinezugangsgesetz des Bundes (OZG) und das im Gesetzgebungsverfahren befindliche niedersächsische Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit (NDIG) verpflichten die Kommunen zur digitalen Bereitstellung nahezu aller Verwaltungsdienstleistungen beginnend 2020 bis spätestens zum Jahr 2023. Die Erfüllung dieser gesetzlichen Vorgaben erfordert einen erheblich gesteigerten Einsatz von personellen IT-Ressourcen.

Die Stadt Celle verfügt nicht über die notwendigen personellen IT-Ressourcen zur Erfüllung dieser gesetzlichen, technischen und sicherheitsrelevanten Aufgaben. Sie wird diese aber auch auf dem freien Arbeitsmarkt nicht bekommen können.

In Ermangelung eigener Ressourcen ist der Weg, sich eines leistungsstarken Partners zu versichern, alternativlos. Es ist festzustellen, dass es künftig für kleinere und mittlere Kommunen immer schwerer wird, die komplexen technischen, gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen kostenoptimiert und qualitätsgesichert in Eigenregie zu erbringen. Ein auf das kommunale Umfeld spezialisierter IT-Partner ist in der Lage die Services vollständig, verlässlich und kostengünstiger zu liefern.

VI. Auswahl des geeigneten Partners zur Erbringung der IT-Services

Die Verwaltung hat im Dezember 2018 beginnend Gespräche mit externen Dienstleistern geführt. Der Focus lag hier bei Anbietern, die am Markt etabliert sind, eine hinreichende Finanz- und Personalausstattung nachweisen können und durch eine öffentlich-rechtliche Trägerschaft Gewähr für einen dauerhaften Fortbestand bieten. Ein weiteres wesentliches Kriterium war der Nachweis der tatsächlichen Leistungsfähigkeit im kommunalen Umfeld.

Der für die kurzfristige Risikoabsicherung gewählte Dienstleister HannIT sieht sich in der Lage ein derartiges Projekt, unter Einbindung noch zu findender externer Dienstleister, zu steuern. Es wäre jedoch für die HannIT das erste Projekt dieser Art und in dieser Größenordnung.

Aus Sicht der Verwaltung ist die Kommunale Datenzentrale Oldenburg (KDO) in Niedersachsen die einzige kommunale Datenzentrale, die bereits Erfahrungen in der Projektierung und Umsetzung der schrittweisen Übernahme eines Rechenzentrums- und Netzwerkbetriebes für Kommunen vergleichbarer Größenordnung nachweisen kann. Als Ergebnis mehrerer Gespräche und Vergleiche der Anbieter, auch unter Berücksichtigung des IT-Zertifizierungsumfanges, verspricht eine Kooperation mit der KDO den größten Nutzen und die größte Sicherheit für die Stadt Celle. Ziel des Beitritts ist es definierte IT-Services der Stadt Celle durch die KDO erbringen zu lassen.

IT-Services, die der Landkreis Celle seinen kreisangehörigen Gemeinden kostenfrei oder zu vergünstigten Konditionen anbietet, sollen nach den Grundsätzen der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit weiterhin von dort in Anspruch genommen werden. Gleiches gilt für Kooperationen mit der HannIT.

VII. Kooperation mit der KDO

Die KDO wurde 1971 als Gemeinschaftseinrichtung von kommunalen Gebietskörperschaften im Raum Weser-Ems gegründet. Seither ist das Unternehmen kontinuierlich gewachsen und ist aktuell, in der Rechtsform eines Zweckverbandes (75 Mitglieder), der größte kommunale IT-Dienstleister in Niedersachsen (31 Mio. € Jahresumsatz) mit nahezu 600 Vertragskunden deutschlandweit. Mit über 300 Mitarbeitenden werden IT-Services für die Kunden (Landkreise, Städte, Gemeinde, Eigenbetriebe etc.) erbracht. Das Leistungsangebot der KDO erstreckt sich u.a. auf die folgenden für die Stadt Celle wesentlichen Geschäftsfelder:

• Cloud Arbeitsplatz
• Datenschutz- und Informationssicherheit
• Digitalisierung und E-Services
• Druckservice
• E-Akten und Prozesse
• Liegenschafts- und Gebäudemanagement
• Rechenzentrum und Netzbetrieb
• Räumliche Planung und Umwelt
• Sichere Kommunikation

Vorrangig in den Geschäftsfeldern, die nicht zum Kerngeschäft der Stadt Celle zählen, erwartet die Verwaltung durch eine Kooperation mit der KDO außerdem signifikante Qualitäts- und Effektivitätssteigerungen.

Beispielhaft sei dies am Geschäftsfeld Datenschutz und Informationssicherheit veranschaulicht. Die KDO stellt den IT-Sicherheitsbeauftragten in 10 Landkreisen, den Datenschutzbeauftragten bei über 130 Kommunen in Niedersachsen. In dem Bereich Datenschutz- und IT-Sicherheit sind 10 Mitarbeiter beschäftigt, die keine anderen Aufgaben innerhalb der KDO wahrnehmen. Zusätzlich sind 2 Juristen der KDO eingebunden, die bei speziellen Fragen hinzugezogen werden.

Bei der Stadt Celle stehen für diese Aufgaben nur Stellenanteile zur Verfügung. Eine / ein IT-Sicherheitsbeauftragte(r) ist aktuell noch nicht benannt.

Personelle Engpässe bei der Stadt Celle bestehen ferner aktuell bei den Druckservices, der Einführung flächendeckender E-Akten sowie dem Rechenzentrums- und Netzwerkbetrieb. Der Beitritt zur KDO und die Nutzung der dort betriebenen IT-Services können die fehlenden Celler Ressourcen kompensieren.

Alle Mitglieder des Zweckverbandes erteilen Aufträge an die KDO ausschreibungsfrei. Darüber hinaus genießen sie für die Leistungen des Zweckverbandes Umsatzsteuerfreiheit. Nicht-Mitglieder können die IT-Services der vor kurzem gegründeten Genossenschaft KDO e.G. in Anspruch nehmen. Als Genossenschaftsmitglied können die organisatorischen, steuerungs- und vergaberechtlichen Vorteile genutzt werden. Die Umsatzsteuerpflicht bleibt hingegen bestehen. Dementsprechend fallen die Preise für die Genossenschaftsmitglieder höher aus als für die Mitglieder der KDO.

VIII. Strategische Aspekte:

Die Verwaltung strebt den Erhalt einer IT-Kernkompetenz bei der Stadt Celle an. Hierzu zählen vor allem ein schneller Vor-Ort Service und die Reaktionsmöglichkeit auf kurzfristige Anforderungen aus der Verwaltung. Für die städtischen Mitarbeitenden wird es zukünftig verstärkt darum gehen, die Bedarfe der Verwaltungsprozesse aufzunehmen und daraus Anforderungen an die IT-Prozesse zu definieren.

Die über die gesamte Breite erforderliche fachliche Tiefe und Kompetenz wird zukünftig nicht mehr durch die städtischen Mitarbeitenden zu gewährleisten sein. Der eigentliche IT-Prozess wird überwiegend durch externe Dienstleister erbracht werden. Dies bedeutet für die noch vorhandenen städtischen IT - Mitarbeitenden einen Wandel vom reinen IT-Spezialisten hin zum Organisations- und Projektentwickler. Dieser Veränderungsprozess soll durch Personalentwicklungsmaßnahmen flankiert werden. Die Arbeitsverhältnisse der städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind durch diesen Veränderungsprozess nicht gefährdet. Es wird auch in Zukunft für die Mitarbeitenden die Möglichkeit bestehen in den noch seitens der Stadt Celle vorgehaltenen IT-Services tätig zu sein. Auch ein Wechsel in die allgemeine Verwaltung, bei entsprechender Qualifikation, ist denkbar. Der Teil der Mitarbeitenden, der seine Zukunft in den IT-Kernprozessen sieht, hat die Möglichkeit zur KDO zu wechseln. Die KDO besitzt die Dienstherrenfähigkeit und ist gewillt, Personal zu übernehmen. In Zeiten der Fernadministration und Cloud-Lösungen kann hierbei der Dienstort Celle ggfls. erhalten bleiben. Individuelle Lösungen, die die Interessen der Beteiligten berücksichtigen, sollen verhandelt werden.

IX. Kosten des Beitritts zur KDO

Das (aktuell von der Stadt Celle bewirtschaftete) Produkt „Information und Kommunikation“ weist im Ergebnishaushalt planmäßig folgende Erträge und Aufwendungen aus.

Mit dem Beitritt zur KDO würde sich die Stadt Celle verpflichten, einmalig eine Einlage in Höhe von 15.000 Euro in den Zweckverband einzubringen. Mit dem Eintritt verbunden ist ferner ein jährlicher Mindestumsatz in Höhe von 1,50 Euro pro Einwohner/in. Bezogen auf die Stadt Celle entspricht dies einem Betrag von ca. 105.000 Euro. Hinzu kommen jährliche Leitungsanbindungskosten von ca. 52.000 €. In der Summe ist mit jährlichen Kosten in Höhe von mindestens 157.000 € (Mindestumsatz + Leitungsanbindungskosten) zu rechnen.

Bei einem Beitritt im April 2019 ergeben sich rechnerisch für 2019 Kosten in Höhe von ca. 132.750 € (Einmaleinlage + 75 % des jährlichen Mindestumsatzes und der jährlichen Leitungsanbindungskosten). Dies entspricht in etwa einem Anteil von 4,3 % der für 2019 geplanten Aufwendungen im Produkt 111230. Die benötigten Mittel (Dienstleistung Fremdkräfte) sind nach dem Verbrauch der für 2019 eingeplanten Mittel überplanmäßig zu beantragen. Die Deckung kann durch ersparte Personalaufwendungen gewährleistet werden. Durch die faktische Unmöglichkeit der Nachbesetzung der Planstellen im Fachdienst Informationstechnik ergibt sich nach den Berechnungen des Fachdienstes Personal eine Aufwandsminderung im mittleren sechsstelligen Bereich.

Die Entwicklung der Kosten in den Folgejahren ist abhängig vom Umfang der in Anspruch genommenen KDO-Services. Mittel- bis langfristig erwartet die Verwaltung durch die Harmonisierung der Systeme und optimaler Auslastung der eingesetzten Komponenten im Zweckverband der KDO spürbare Verbesserungen. Dies gilt insbesondere für die anstehenden Zukunftsprojekte (NDIG, Digitalisierung, E-Services etc.), Volumenbeschaffungen von Cloud-Arbeitsplätzen und Drucksystemen. Diese Aufgaben werden sich im Verbund kostengünstiger umsetzen lassen, als in einer Einzelkommune.

X. Zeitliche Planung

• 01.03.2019: Absicherung des Ist-Zustandes durch mit der HannIT geschlossene Verträge. Laufzeit der Verträge: 01.03.2019 - 31.08.2019
• 04.04.2019: Beschluss zum Beitritt der Stadt Celle zur KDO in der Ratssitzung.
• April 2019 – August 2019 Projektdetailplanung
• Mai 2019 – April 2022: Projekt „Erbringung definierter IT-Services der Stadt Celle durch die KDO“.
• 01.09.2019: Übergang der Betriebsverantwortung für den Rechenzentrums- und Netzwerkbetrieb auf die KDO.