Beschlussvorlage - BV/0168/19

Beschlussvorschlag:

Der Rat beschließt:

a.)    den Jahresabschluss 2016 und die Entlastung des Oberbürgermeisters und

b.)    den Jahresfehlbetrag 2016 in Höhe von -10.072.272,71 € auf neue Rechnung vorzutragen.

Sachverhalt:

Die Vollständigkeit und Richtigkeit des Jahresabschlusses 2016 wurde durch den Oberbürgermeister am 16.11.2018 gem. § 129 Abs. 1 NKomVG festgestellt. Der Jahresabschluss wurde dem Rechnungsprüfungsamt am 20.11.2018 mit allen Bestandteilen zugeleitet und zuletzt am 28.04.2019 durch Änderungen ergänzt.

In dem vom Rechnungsprüfungsamt gem. § 156 Abs. 3 NKomVG erstellten Schlussbericht über die Prüfung des Jahresabschlusses 2016 vom 30.04.2019 bestätigt das Rechnungsprüfungsamt die uneingeschränkte Richtigkeit des Jahresabschlusses. Der Rat beschließt gem. § 58 Abs. 1 Nr. 10 NKomVG i.V.m. § 129 Abs. 1 S. 3 NKomVG über den Jahresabschluss und die Entlastung des Oberbürgermeisters.

Das Jahr 2016 schließt mit dem nachstehenden Jahresfehlbetrag ab:

im ordentlichen Ergebnis mit -13.477.631,80 € und

im außerordentlichen Ergebnis mit 3.405.359,09 €.

Es ergibt sich ein Jahresergebnis = Fehlbetrag in Höhe von -10.072.272,71 €.

Der Schlussbericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Celle zum 31.12.2016 ist dieser Vorlage beigefügt und sollte Grundlage für die zu fassenden Beschlüsse sein.

Gem. § 129 Abs. 1 S. 2 NKomVG nimmt der Oberbürgermeister zu dem Schlussbericht und den enthaltenen Prüfungsfeststellungen (PF) wie folgt Stellung:

3.1 Gegenstand der Prüfung

Der Jahresabschluss wird von meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach besten Wissen und Gewissen aufgestellt. Dennoch kann es, insbesondere aufgrund der Komplexität zu nachträglichen Anpassungen kommen. Vom Rechnungsprüfungsamt während der Prüfung gegebene Hinweise wurden zeitnah übernommen und weitere Maßnahmen zur künftigen Optimierung getroffen.

4.1 Bewegliches Anlagevermögen – Bestandsaufnahme (PF)

Eine stichprobenartige Überprüfung der vom Rechnungsprüfungsamt festgestellten Differenzen ergab, dass die abgängigen Sachgüter überwiegend keinen Restbuchwert mehr aufweisen. Es ist daher anzunehmen, dass die Buchwerte nur marginal vom tatsächlichen Sachvermögen abweichen. Auf eine Bestandsaufnahme in Form einer zeit- und kostenintensiven Vollinventur soll daher verzichtet werden. Vielmehr wird derzeit an einer Inventarrichtlinie gearbeitet, anhand derer in Zukunft die korrekte Darstellung des Anlagevermögens sichergestellt werden soll.

Nach Bekanntwerden einer neuen Rechtsauffassung bei der Inventarisierung der Erbbaurechts-Grundstücke wird derzeit erarbeitet, welche Grundstücke konkret betroffen sind. Anschließend sollen diese in Absprache mit dem Rechnungsprüfungsamt über eine Korrektur der Eröffnungsbilanz ergebnisunwirksam in das Anlagevermögen aufgenommen werden. Die Korrekturbuchung erfolgt noch im Jahresabschluss 2017.

4.2 Jahresabschluss

Die Rechtslage gibt der Verwaltung enge Fristen zur Abgabe der Jahresabschlüsse. Aufgrund mehrerer Sachbearbeiterwechsel und weiterer Vakanzen innerhalb des Fachdienstes Finanzwirtschaft und der damit verbundenen Einarbeitung konnte die Abgabefrist nicht eingehalten werden. Die Nachbesetzung der vakanten Stelle „Jahresabschlüsse“ wird angestrebt. Tarifrecht und Fachkräftemangel gestalten dies jedoch ausgesprochen schwierig. Ich bin dennoch bemüht, die Jahresabschlüsse 2017 und 2018 zeitnah aufzustellen.

6.3.2 Auftrags- und Vergabewesen (PF)

Die Vergabestelle wurde zum 01.01.2018 an den Landkreis Celle übertragen. Gleichzeitig wurde eine neue "Dienstanweisung für das Vergabewesen der Stadt Celle" erlassen. In dieser ist die Beteiligung der Vergabestelle sowie die Zuständigkeiten konkret geregelt. Die Fachdienstleitungen wurden nochmal auf ihre Verantwortung zur Einhaltung der Vorschriften der Dienstanweisung hingewiesen.

6.3.3 Unvermutete Kassenprüfung (PF)

Die seinerzeit getroffenen personellen und organisatorischen Maßnahmen zur Kassensicherheit werden weiterhin regelmäßig überprüft und ggf. verbessert.

6.3.4 Periodengerechte Zuordnung von Mieten und Pachten (PF)

Für die korrekte Buchung der einzelnen Geschäftsvorfälle soll ein verbindlicher Leitfaden aufgestellt sowie das Personal entsprechend geschult werden.

6.3.5 Handvorschüsse (PF)

Den Fachdienstleitungen, die selbst die Berechtigung zur Führung ihres Handvorschusses haben, wird diese entzogen. Darüber hinaus soll in Zukunft eine Kontrolle über die tatsächlich durchgeführten Prüfungen der Handvorschüsse installiert werden.

Weiter wird geprüft, inwieweit die Dienstanweisung für das Finanzwesen geändert werden kann, um im Einzelfall bei besonderen organisatorischen Gegebenheiten die Funktionstrennung zu wahren.

6.3.7 Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung (PF)

Die Empfehlung des Rechnungsprüfungsamtes, einen Schwerpunkt auf die Straßenunterhaltung zu setzen, wird von mir geteilt. Aufgrund der Haushaltskonsolidierung mussten jedoch in den vergangenen Jahren die erforderlichen Ansätze gekürzt werden. Zudem wurde die Abarbeitung der Aufträge durch die zum Teil erst spätere Haushaltsgenehmigung erschwert. Bei der Haushaltsplanung wird weiterhin durch eine stringente Haushaltskritik versucht, wieder die nötigen Mittel für die Straßenunterhaltung bereitzustellen.