Beschlussvorlage - BV/0306/20

Beschlussvorschlag:

Der Rat beschließt:

a.)    den Jahresabschluss 2017 und die Entlastung des Oberbürgermeisters und

b.)    den Jahresfehlbetrag 2017 in Höhe von -6.516.947,55 € auf neue Rechnung vorzutragen.

Sachverhalt:

Die Vollständigkeit und Richtigkeit des Jahresabschlusses 2017 wurde durch den Ersten Stadtrat am 12.08.2020 gem. § 129 Abs. 1 NKomVG festgestellt. Der Jahresabschluss wurde dem Rechnungsprüfungsamt am 16.04.2020 mit allen Bestandteilen zugeleitet und zuletzt am 12.08.2020 durch Änderungen ergänzt.

In dem vom Rechnungsprüfungsamt gem. § 156 Abs. 3 NKomVG erstellten Schlussbericht über die Prüfung des Jahresabschlusses 2017 vom 31.08.2020 bestätigt das Rechnungsprüfungsamt die uneingeschränkte Richtigkeit des Jahresabschlusses. Der Rat beschließt gem. § 58 Abs. 1 Nr. 10 NKomVG i.V.m. § 129 Abs. 1 S. 3 NKomVG über den Jahresabschluss und die Entlastung des Oberbürgermeisters.

Das Jahr 2017 schließt mit dem nachstehenden Jahresfehlbetrag ab:

im ordentlichen Ergebnis mit -13.521.702,98 € und

im außerordentlichen Ergebnis mit 7.004.755,43 €.

Es ergibt sich ein Jahresergebnis = Fehlbetrag in Höhe von -6.516.947,55 €.

Die Nachtragsplanung für 2017 ergab noch einen Fehlbetrag in Höhe von 8.635.200,- €, somit ist das Jahresergebnis 2.118.252,45 € besser ausgefallen als geplant.

Der Schlussbericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Celle zum 31.12.2017 ist dieser Vorlage beigefügt und sollte Grundlage für die zu fassenden Beschlüsse sein.

Gem. § 129 Abs. 1 S. 2 NKomVG nimmt der Oberbürgermeister zu dem Schlussbericht und den enthaltenen Prüfungsfeststellungen (PF) wie folgt Stellung:

3.1 Gegenstand der Prüfung

Im Prüfungsbericht wird angemerkt, dass der Jahresabschluss nach mehrfachen Korrekturen letztmalig am 12. August 2020 übersandt wurde:

Der Jahresabschluss wird von meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach bestem Wissen und Gewissen aufgestellt. Dennoch kann es, insbesondere aufgrund der Komplexität, zu nachträglichen Anpassungen kommen. Wie in Verwaltungen als auch in Unternehmen üblich, werden vom Rechnungsprüfungsamt während der Prüfung gegebene wesentliche Hinweise regelmäßig in den noch laufenden Jahresabschluss übernommen und weitere Maßnahmen zur künftigen Optimierung getroffen.

4.1 Buchführung und weitere Unterlagen

Im Prüfungsbericht wird angemerkt, dass im Zuge des Inkrafttretens der Dienstanweisung für das Finanzwesen weitere Regelungen bezüglich des Inventars erforderlich sind:

An einer Inventarrichtlinie, anhand derer die korrekte Darstellung des Anlagevermögens sichergestellt werden soll, wird derzeit noch gearbeitet. Der Fokus liegt momentan allerdings auf der Fertigstellung der noch offenen Jahresabschlüsse 2018 und 2019. Die Erstellung einer neuen Inventarrichtlinie ist zum Ende des 1. Halbjahres 2021 geplant.

4.2 Jahresabschluss (PF)

Im Prüfungsbericht wird die Überschreitung der Frist für die Erstellung der Jahresabschlüsse von mehr als 2 Jahren festgestellt:

Die Rechtslage gibt der Verwaltung enge Fristen zur Abgabe der Jahresabschlüsse. Die Stelle des Sachbearbeiters Jahresabschlüsse wurde zum 1.Januar 2020 neu besetzt. Es wurde mit Hochdruck an der Fertigstellung des Jahresabschlusses 2017 bis zum 31.03.2020 gearbeitet. Während der Erstellung des Rechenschaftsberichts ergaben sich jedoch noch Anpassungen, die kurzfristig in den Jahresabschluss eingearbeitet wurden, dadurch verzögerte sich die Abgabe um einige Tage. Inzwischen liegt der Jahresabschluss 2018 dem Rechnungsprüfungsamt vor, der Jahresabschluss 2019 wird dem Rechnungsprüfungsamt planmäßig ebenfalls noch in diesem Jahr vorgelegt.

6.1 Haushaltssatzung und Haushaltsplan (PF)

Im Prüfungsbericht wird festgestellt, dass die Ansatzplanung für Aufwendung für Versorgung auch im Nachtragshaushalt noch nicht richtig eingeschätzt wurde und dass eine Orientierung an den Ergebnissen der Vorjahre zu einer geringeren Abweichung und somit zu einer geringeren Ergebniswirkung geführt hätte:

Die Berechnung der Pensionsrückstellungen erfolgt durch die Niedersächsische Versorgungskasse mittels eines versicherungsmathematischen Verfahrens und wird von uns entsprechend übernommen. Zum Zeitpunkt der Haushaltsplanungen kann i.d.R. nur die Hochrechnung des 3. Quartals herangezogen werden. Die vorliegenden Berechnungen berücksichtigen dabei lediglich den aktuellen Personalbestand, unterjährige Versetzungen in den Ruhestand oder Todesfälle können nicht berücksichtigt werden. Die Hochrechnungen ergaben eine Auflösung der Rückstellung, die entsprechend geplant wurde. Zum Stichtag sind letztlich 9 aktive Beamte zu den Versorgungsempfängern übergegangen, was eine erhebliche Zuführung bei den Pensionsrückstellungen für Versorgungsempfänger nach sich zog. Im Gegenzug entstand jedoch durch den Wechsel ein außerordentlicher Ertrag aus der Auflösung der Pensionsrückstellungen der aktiven Bediensteten. Der Hinweis des Rechnungsprüfungsamtes wird für zukünftige Planungen aufgenommen. Hier wird nach einer Lösung gesucht bzw. geprüft, inwiefern die Ansatzplanung angepasst werden kann und inwiefern wir auf Durchschnittswerte zurückgreifen können.

6.3.2 Auftrags- und Vergabewesen (PF)

Im Prüfungsbericht wird festgestellt, dass die Dienstanweisung für das Vergabewesen 2017 in mehreren Fällen mit einem Gesamtvolumen von 90 TEUR nicht beachtet wurde:

In der "Dienstanweisung für das Vergabewesen der Stadt Celle" ist die Beteiligung der Vergabestelle sowie die Zuständigkeiten konkret geregelt. Der durchschnittliche Wert der fehlerhaften Vergaben beträgt 6.923,07 €, 5 Fälle liegen über dem Durchschnittswert. Die Fachdienstleitungen wurden nochmal auf ihre Verantwortung zur Einhaltung der Vorschriften der Dienstanweisung hingewiesen.

6.3.4.1 Haushaltsrelevante Prozesse – Schwerpunkt Einnahmeprozess

Im Prüfungsbericht wird die Überarbeitung der Dienstanweisung für das Finanzwesen und die Ergänzung einer Nachholfrist unter den Anordnungserfordernissen empfohlen:

Die Überarbeitung der Dienstanweisung für das Finanzwesen ist bereits in Arbeit, in diesem Zusammenhang wird die Festlegung einer Frist zur Nachholung versäumter Anordnungen geprüft. Die Fachdienste werden derzeit laufend auf das Erfordernis rechtzeitiger Sollstellungen hingewiesen.

6.3.4.2 Kostenerstattung für die integrative Betreuung behinderter Kinder in Kindergärten

Im Prüfungsbericht wurden Empfehlungen bezüglich der Dokumentation und der Optimierung der Beschreibung von Prozessabläufen gegeben, um generelle Schnittstellenprobleme und daraus resultierende doppelte Tätigkeiten zu vermeiden.

Die betroffenen Fachdienste haben gemeinsam Vorkehrungen getroffen, um die Abläufe zu optimieren. Es gibt beispielsweise nur noch ein Personenkonto für die Abrechnung der Integrationskinder mit dem Landkreis, dieses Personenkonto wurde entsprechend umbenannt. Der Fachdienst 11 unterstützt bei den Berechnungen von Personalkosten. Mit dem Landkreis Celle wurde die Abwicklung der Abrechnungen vereinheitlicht.