Beschlussvorlage - BV/0127/22

Beschlussvorschlag:

Der Rat beschließt die Grundelemente 1 – Kultur – und 2 – Ziele – der Tax Compliance Richtlinie (Tax Compliance Manangement System) der Stadt Celle.

Sachverhalt:

Mit Beschlussvorlage BV/0305/16 hat die Verwaltung erstmals über anstehende Veränderungen bezüglich der Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand und der damit verbundenen Auseinandersetzung mit Fragen des organisatorischen Umgangs mit steuerlichen Anforderungen informiert.

Der Rat hat darauf basierend beschlossen, das neue Umsatzsteuerrecht im Rahmen des Optionsrechts ab dem 01.01.2021 anzuwenden. Zudem wurde die Verwaltung beauftragt, ein Tax Compliance Management System (TCMS) aufzubauen. 

Es erfolgten Zwischenberichte zur Umsetzung im Juni 2018 mit der Vorlage MV/0150/18 sowie im Juni 2019 mit der Vorlage MV/0150/18-1.

1. Einführung der neuen Rechtslage

Die Einführung der neuen Rechtslage erfolgt nunmehr final zum 01.01.2023, die Stadt Celle hat hierfür alle fachlichen und organisatorischen Anforderungen umgesetzt.

Aufgrund der besonderen Belastungen der Finanzministerien im Rahmen der Corona-Pandemie konnten die Ministerien zahlreiche Rechtsfragen zur abschließenden steuerlichen Bewertung erst jetzt klären. Daher wurde die Übergangsfrist zum Eintritt in das neue Recht auf den 01.01.2023 verlängert.

Die Stadt Celle hat hiervor gebraucht gemacht um einen rechtssicheren Übergang sicherstellen zu können, zumal die Umstellung keine wirtschaftlichen Vorteile zugunsten des städtischen Haushalts durch die Möglichkeit eines erhöhten Vorsteuerabzugs bringt.

2. Einführung eines Tax Compliance Management Systems (TCMS)

Unabhängig der Verschiebung der Einführung der neuen Rechtslage wurde der Aufbau des TCMS kontinuierlich fortgeführt. Der erste Entwurf des TCMS wurde dem Finanzausschuss am 17.03.2021 vorgestellt.

Der Aufbau des TCMS als innerbetriebliches Kontrollsystem orientiert sich an den Empfehlungen des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW Prüfungsstandard 980) und basiert danach auf 7 Grundelementen. Es dient der Absicherung von steuerlichem Fehlverhalten und der damit verbundenen Haftungsrisiken entsprechend der Ausführungen des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung zu § 153.

Compliance bedeutet regelkonformes Verhalten zur Einhaltung von Rechtsnormen. Der Zusatz Managementsystem zeigt auf, dass es Aufgabe und Wille des (Verwaltungs)-Vorstands ist, auf die Einhaltung hinzuwirken und jeden Mitarbeitenden hierbei bestmöglich zu unterstützen um Schaden von der Stadtverwaltung und ihren Mitarbeitenden bestmöglich abzuwenden. Ein Compliance Management System lebt damit von oben in ein Unternehmen hinein.

Aus diesem Grund wurde das erste Element Kultur auch in Form eines Vorworts ausgestaltet, in dem sich der Oberbürgermeister persönlich an seine Mitarbeitenden wendet und die von der Stadt Celle gelebte Steuerkultur darlegt.

Die Schwerpunkte liegen dabei auf einen ehrlichen, transparenten und bewussten Umgang mit Steuern, der offen und auf allen Ebenen in der Stadtverwaltung im Arbeitsalltag als etwas Selbstverständliches gelebt werden soll.

Das zweite Element Ziele konkretisiert dann die inhaltliche Ausgestaltung der Steuerkultur. Maßgeblich wichtig ist der Stadt Celle dabei, dass durch den Aufbau, die Sicherung und das Leben der Compliance Kultur auftretende Verstöße zeitnah zu erkennen um materielle und immaterielle Schäden von der Stadtverwaltung abzuwenden. Zudem soll ein Mehrwert in der Steuergestaltung generiert und genutzt werden. Dabei ist oberste Prämisse bei der Wahl von steuerlichen Ausgestaltungsmöglichkeiten, dass im Falle von Zielkonflikten das regelkonforme Verhalten Vorrang vor risikobehafteten Steuergestaltungsoptionen hat.

Die ersten beiden Säulen – Kultur und Ziele – der TCMS-Richtlinie zeigen damit die grundsätzliche Ausrichtung der Stadt Celle im Umgang mit Steuern auf, so dass die Beschlussfassung hierüber dem Rat obliegt.

Die weiteren Elemente 3 bis 7 – Organisation, Risiken, Programm, Kommunikation, Überwachung/ Verbesserung – stellen organisatorische Ausgestaltungselement dar. Organisatorische Elemente fallen in den alleinigen Regelungsbereich des Oberbürgermeisters liegen und unterliegen damit keinem Beschluss des Rates, sollen aber im Rahmen einer offenen Kommunikationskultur an dieser Stelle grob skizziert werden:

Unter dem Punkt Organisation finden sich Regelungen zu Verantwortungen (OB/ VV, Steuerstelle, FDL, Ansprechpartner usw.) sowie Prozesse zur Darstellung steuerlicher Abläufe.

Das Element Risiken beinhaltet eine Ist-Analyse steuerlichen Prozesse sowie Soll-Konzepte, die insbesondere die Implementierung von Kontrollmaßnahmen beinhalten. Hierunter finden sich auch verschiedene interne Verfügungen an die Fachdienste um Verfahrensabläufe verbindlich in der Verwaltung zu machen.

Die Umsetzung dieser Vorgaben findet dann im Element Programm statt. Hier finden sich Festlegungen zu Aspekten wie der Sensibilisierung von allen Mitarbeitenden, notwendigen Aus- und Fortbildung, einer Kommunikationskultur und die Nutzung von IT-Möglichkeiten.

Im nächsten Bereich wird dann Kommunikation noch einmal konkretisiert. Ein Fokus liegt dabei, Steuerthemen regelmäßig an alle Mitarbeitenden zu kommunizieren, allen Mitarbeitenden einen allgemeinen Zugang zu Informationen verschaffen und Rat und Ausschüsse in die Kommunikation steuerlich relevanter Sachverhalte einzubinden.

Den Abschluss bildet das Element Überwachung/ Verbesserung. Hier wird eine regelmäßige Überprüfung von Regelungen, Arbeits- und Prozessabläufen festgelegt und bestehende Kontrollfunktionen und Verantwortlichkeiten konkretisiert. Die Evaluation erfolgt in einem jährlichen Compliance-Bericht, der alle wesentlichen fachlichen und organisatorischen Ereignisse zusammenfasst.

Die Umsetzung, Überwachung und Fortschreibung des TCMS – unter Berücksichtigung der jährlichen Evaluation – obliegt der Steuerstelle im FD 20 in Absprache mit Kämmerer und Oberbürgermeister. 

Finanzielle Auswirkungen:

(Darstellung der zu erwartenden haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen in Euro)

Beschluss führt zu über-/außerplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen 

 (ankreuzen, falls zutreffend)

Ergebnishaushalt

Investiver Finanzhaushalt

Anmerkungen:

(Einzelheiten zu der Berechnung der Sach- und Dienstleistungen (bauliche Unterhaltung auf der Grundlage der KGST-Vorgaben von 1,2 % der Baukosten), Berechnung der Abschreibungen, Auswirkungen auf den Stellenplan, Zinsberechnung mit dem kalkulatorischen Zinssatz (Info bei FD 20), Auszahlungen in den kommenden Jahren (z. B. bei Folgemaßnahmen oder langfristigen Baumaßnahmen), Beschreibung der Förderkulisse (von wem, welcher Zuweisungsprozentsatz, Aufteilung förderfähig – nicht förderfähig)

Auswirkung für Integration:

Klimaauswirkungen: