Beschlussvorlage - BV/0163/23

Beschlussvorschlag:

 

 

Der Rat beschließt:

a.) den Jahresabschluss 2020 und die Entlastung des Oberbürgermeisters und

b.) den Jahresüberschuss 2020 in Höhe von 4.167.197,32 € gem. § 24 KomHKVO zur Minderung des Sollfehlbetrags aus kameralem Abschluss zu verwenden.

Sachverhalt:

 

Die Vollständigkeit und Richtigkeit des Jahresabschlusses 2020 wurde durch den Oberbürgermeister, vertreten durch die Erste Stadträtin, am 06.04.2023 gem. § 129 Abs. 1 NKomVG festgestellt. Der Jahresabschluss wurde dem Rechnungsprüfungsamt am 12.05.2022 mit allen Bestandteilen zugeleitet und zuletzt am 03.04.2023 durch Änderungen ergänzt. Die Prüfung wurde mit Unterbrechungen im Zeitraum Juni 2022 bis April 2023 durchgeführt.

 

In dem vom Rechnungsprüfungsamt gem. § 156 Abs. 3 NKomVG erstellten Schlussbericht über die Prüfung des Jahresabschlusses 2020 vom 19.04.2023 bestätigt das Rechnungsprüfungsamt trotz nicht korrigierter Feststellungen zu einzelnen Buchungssachverhalten, die Richtigkeit des Jahresabschlusses. Der Rat beschließt gem. § 58 Abs. 1 Nr. 10 NKomVG i.V.m. § 129 Abs. 1 S. 3 NKomVG über den Jahresabschluss und die uneingeschränkte Entlastung des Oberbürgermeisters.

 

Das Jahr 2020 schließt mit dem nachstehenden Jahresüberschuss ab:

 

im ordentlichen Ergebnis mit – 4.992.398,44 € und

im außerordentlichen Ergebnis mit + 9.159.595,76 €.

 

Es ergibt sich ein Jahresergebnis = Überschuss in Höhe von 4.167.197,32 €.

 

Die Haushaltsplanung für 2020 ergab gemäß Nachtragsplanung noch einen Fehlbetrag in Höhe von 12.689.400,- €, somit ist das Jahresergebnis 16.856.597,32 € besser ausgefallen als geplant.

 

Der Schlussbericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Celle zum 31.12.2020 ist dieser Vorlage beigefügt und sollte Grundlage für die zu fassenden Beschlüsse sein.

 

Gem. § 129 Abs. 1 S. 2 NKomVG nimmt der Oberbürgermeister zu dem Schlussbericht, den enthaltenen Prüfungsfeststellungen (PF) und Handlungsempfehlungen wie folgt Stellung:

 

4.1 Buchführung und weitere Unterlagen

Im Prüfungsbericht wird darauf hingewiesen, dass die sogenannte Historie innerhalb des H&H Anwendungsworkflows zur digitalen Signatur seit März 2022 ausschließlich bei den vom RPA geprüften und freigegebenen Anordnungen Einschränkungen aufweist (siehe auch PF unter 6.3.4.3.)

Dem Dienstleister ist dieser Fehler bekannt, es konnte jedoch bisher keine Lösung für das technische Problem angeboten werden. Mögliche Ursache könnte das Archivsystem sein, welches in die Anwendung eingebettet ist. Nach einem Update der Anwendung ist der Fehler bislang nicht wieder aufgetreten, ob das Problem damit endgültig behoben ist, wird geprüft.

 

4.4 Lagebeurteilung des Oberbürgermeisters

Das Rechnungsprüfungsamt empfiehlt im Rechenschaftsbericht zukünftig nicht nur die aktuelle globale Situation darzustellen, sondern anhand der prognostizierten Entwicklungen einen konkreten Bezug finanzwirtschaftlichen Lage der Stadt Celle herzustellen.

Im Zuge einer zukünftig zeitgerechten Aufstellung des Jahresabschlusses sind diese Ausführungen vorgesehen. Zum aktuellen Bericht zum Jahresabschluss 2020 scheinen Ausführungen, beispielsweise zu den Folgen des russischen Angriffskriegs auf die Ukraine im Jahr 2022, hier nicht zielführend.

 

5 Gesamtaussage des Jahresabschlusses

Im Prüfungsbericht wird angemerkt, dass das Vorjahresergebnis um den Betrag von 1,3 Mio. € zu hoch ausgewiesen wurde.

Zum Schlussbericht 2019 wurde zu dem Sachverhalt bereits ausgiebig Stellung genommen, Ursache war die Doppelerfassung von Kapitalertragsteuer und Solidaritätszuschlag im Rahmen einer Ausschüttung von Beteiligungserträgen. Um solche Fehler zu zukünftig zu vermeiden, wurden Abläufe entsprechend angepasst.

 

6.2.2 Haushaltsausgabereste

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Beitrag zur Feuerwehrunfallkasse als Haushaltsrest und nicht als Rückstellung verbucht wurde.

Von der Korrektur des gebildeten Haushaltsrests 2020 über 101 T€ wurde aufgrund eines unverhältnismäßig hohen Korrekturaufwands in Bilanz, Ergebnisrechnung, Anhang, Rechenschaftsbericht sowie diverser Anlagen zum Jahresabschluss abgesehen. Die Verbuchung wurde aber mittlerweile entsprechend angepasst.

 

6.3.2 Auftrags- und Vergabewesen (PF)

Im Prüfungsbericht wird festgestellt, dass die Dienstanweisung für das Vergabewesen 2020 in mehreren Fällen mit einem Gesamtvolumen von 167 T € von den Fachdiensten nicht beachtet wurde:

In der "Dienstanweisung für das Vergabewesen der Stadt Celle" ist die Beteiligung der Vergabestelle sowie die Zuständigkeiten konkret geregelt. Die beanstandeten 167 T € ergeben sich aus 9 Einzelfällen mit einem Volumen von bis zu 67 T €, der durchschnittliche Wert der fehlerhaften Vergaben beträgt somit 18.555,56 €. Prozentual wurden 97,9% der 418 Vergaben bzw. 99,5% des Gesamtvolumens von 32.232.000,- € dem RPA vorgelegt. In der Betrachtung der Gesamtanzahl hat sich die Fehlerquote verringert, in der Betrachtung des Gesamtvolumens stagniert der Wert. Die Fachdienstleitungen wurden im Rahmen der Prüfung erneut auf ihre Verantwortung zur Einhaltung der Vorschriften der Dienstanweisung hingewiesen.

 

6.3.4.1 Dezernat Bauen und Umwelt

Im Prüfungsbericht wird vorgeschlagen, dass durch ein strukturiertes Projektmanagement mit einem Projektleiter, der das Projekt von der Planung bis zum Controlling vollumfänglich begleitet, eine stringentere, schnellere Projektabwicklung erreicht werden könnte, dies sollte einen positiven Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit eines komplexen Bauprojekts nach sich ziehen.

Ausführung des betroffenen Fachdienstes:

Die im Schlussbericht dargestellten Hinweise sind bereits in Umsetzung.

Im August 2022 wurde im Dezernat III die Stabstelle 71 „Steuerung und Klimaschutz“ eingerichtet. Neben dem Klimaschutz ist hier die wesentliche Aufgabe ein strukturiertes Projektmanagement einzuführen und größere Bauvorhaben zukünftig in Projektstrukturen mit schriftlich definierten Zielen und Verantwortlichkeiten abzuwickeln.

Weiterhin wird aktuell die Projektmanagementsoftware factro verwaltungsweit eingeführt. Es werden bereits diverse Bauvorhaben in factro abgebildet, wodurch ein fachdienstübergreifender Informationsfluss und ein Controlling während und nach der Bauphase gewährleistet ist.

 

6.3.4.2 Kostenersatz für Feuerwehreinsätze

Im Prüfungsbericht wird die zeitnahe Aktualisierung der Gebührenkalkulation sowie die Überprüfung der Gebührentarife angeraten. Es wurden Verbesserungspotenziale bei der Dokumentation einzelfallbezogener Gebührenminderungen sowie innerhalb der Einsatzberichte der Feuerwehr festgestellt. Es wurden punktuelle Optimierungspotenziale im Prozessablauf erkannt und benannt. Es wurde die Einführung einer Wertgrenze bei Gebührenminderungen von besonderer Tragweite, die eine Mitzeichnung des Gebührenbescheids erforderlich macht, empfohlen.

Ausführung des betroffenen Fachdienstes:

FD 32 wird sich mit den Prüfungsergebnissen intensiv auseinandersetzen und die angeregten Anpassungsbedarfe sukzessive umsetzen. Einzelne Prüfungsergebnisse werden oder wurden bereits kurzfristig umgesetzt. Die Gebührenkalkulation befindet sich bspw. in der Überarbeitung und auch die Satzung über die Erhebung von Gebühren für Sach- und Dienstleistungen soll zeitnah (gem. derzeitiger Planung zum 01.01.2024) überarbeitet werden.

 

6.3.4.3 Buchhaltungsworkflow (PF)

Das RPA prüft im Rahmen des sogenannten Buchhaltungsworkflows regelmäßig Anordnungen für Eingangsrechnungen. Im Prüfungsbericht werden eine Fehlerquote von über 10% in der Stichprobe sowie die Einschränkungen in der revisionssicheren Ablage gemäß des bereits genannten Punkts 4.1 beanstandet. Es besteht das Risiko, im Schlussbericht 2022 die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nicht in vollem Umfang bestätigen zu können.

In der Geschäftsbuchhaltung gab es im Haushaltsjahr 2022 auch durch eine Kündigung innerhalb der Probezeit einen personellen Engpass. Mitarbeiter aus anderen Bereichen des Fachdienstes haben diese Lücke bestmöglich gefüllt. Fachdienst 20 hat die Problematik erkannt, es wurde zwischenzeitlich eine neue Teilzeitstelle eingerichtet und besetzt.

 

7.1.1.1 Entwicklung im Berichtsjahr

Im Prüfungsbericht wird empfohlen, im Anhang insbesondere mehr Informationen zu den Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden aufzunehmen.

In aktuelleren Jahresabschlüssen wurden derartige Informationen bereits aufgenommen.

 

7.1.1.5 Einzelfeststellungen zu den sonstigen Vermögensgegenständen

Im Prüfungsbericht wird festgestellt, dass die Rücklagen der NVK Hannover nicht an die Bestände gemäß NVK Schreiben vom 04.03.2021 angepasst wurde. Des Weiteren wurde das Sondervermögen der Marianne-Hornow-Stiftung nicht entsprechend des Depotauszugs des Stiftungskapitals angepasst.

In Anbetracht der Fertigstellung des Jahresabschlusses bis zum 31.03. des Folgejahres, erfolgt die Mitteilung der NVK im März des Folgejahres zu spät, die Anpassung erfolgt daher zukünftig nachträglich. Die Anpassung des Sondervermögens der Marianne-Hornow-Stiftung über 6 T € wurde übersehen. 2021 wurde das Sondervermögen an die Bürgerstiftung Celle übertragen.