Beschlussvorlage Ziele - VZ/0421/11

Beschlussvorschlag:

Der Rat ist damit einverstanden, künftig die Sitzungsunterlagen grundsätzlich nur noch in digitaler Form zu erhalten. Die Verwaltung wird deshalb aufgefordert,

a)      ein Konzept zur Einführung eines papierlosen Büros für Ratsmitglieder zu erstellen.

b)      Gleichzeitig sind dafür Schulungen vorzubereiten und anzubieten.

c)      Die Verwaltung wird ferner beauftragt, die Beschaffung von iPads für die Ratsmitglieder vorzunehmen und für die Dauer der Zugehörigkeit zum Rat bereitzustellen sowie die dafür einmaligen und laufenden Kosten der Nutzung zu tragen.

d)      Dazu werden die Haushaltsmittel entsprechend der Kostenschätzung spätestens zum 2. Nachtrag 2011/12 eingestellt.

e)      Die damit einhergehenden Kosteneinsparungen sind im Haushalt sowie in Stellenplan darzustellen.

Sachverhalt:

Die Frage einer möglichen Reduzierung der Druckkosten und einer technischen Unterstützung der Ratsmitglieder durch neue Technologien war in der vergangenen Wahlperiode mehrmals Thema (Antrag Nr. 22/2007 der SPD-Ratsfraktion vom 19.02.2007, dazu Vorlagen Nr. BV/0169/07 und BV/0169/07-1, Behandlung im Ausschuss am 24.05.2007 und 18.10.2007; Antrag Nr. 112/2009 der CDU- und FDP-Ratsfraktionen vom 16.11.2009, dazu Vorlage Nr. MV/0117/10, Behandlung im Ausschuss am 22.04.2010 sowie Antrag Nr. 45/2010 der SPD-Fraktion vom 26.04.2010 mit Vorlage Nr. BV/0244/10, Behandlung im Ausschuss am 09.09.2010).

Ausgehend von der Vorlage Nr. BV/244/10 wurde die Verwaltung beauftragt, dieses Thema zur neuen Wahlperiode erneut vorzulegen. Mit der Grundsatzfrage der Einführung einer technischen Lösung verbinden sich weitere Erfordernisse. Dazu gehören:

·         Sicherstellung einer verbindlichen Form der Ladungen durch die Geschäftsordnung

·         mögliche Auswirkungen auf die Entschädigungssatzung

·         Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel für die Beschaffung der Geräte

·         Nebenaspekt: Behandlung der Ortsratsmitglieder und der beratenden, nicht dem Rat angehörenden Ausschussmitglieder.

Grundsatzfrage:

Mit Vorlage Nr. BV/0169/07-1 hatte die Verwaltung das Ergebnis der Umfrage des Niedersächsischen Städtetages unter 58 Kommunen mitgeteilt. Seinerzeit gab es lediglich acht Kommunen (14 %), die auf die Papierform verzichtet hatten. Nur fünf Kommunen stellten den kommunalen Mandatsträgern Computer zur Verfügung.

Mittlerweile ist die technische Entwicklung weitergegangen bzw. haben digitale Arbeitsweisen und das Internet an Bedeutung gewonnen. Aktuell ist die Stadt Göttingen dabei, die Ratsmitglieder zur neuen Wahlperiode mit iPads auszustatten. Auf Nachfrage wurden seitens der Stadtverwaltung folgende Entscheidungsgründe mitgeteilt:

·         Einsparung von Kosten, weil auf die Papierform gänzlich verzichtet wurde. So geht man in Göttingen von einer Einsparung von 12.000 € bis 15.000 € jährlich aus.

·         iPads und Tablet-PC bieten in Bezug auf Funktionalität, Komfort, Einsatzmöglichkeiten gegenüber den klassischen PCs und den Laptops klare Vorteile, haben eine lange Akkudauer, eine schnelle Performance und ein geringes Gewicht.

·         Die iPads werden den Mandatsträgern überlassen und dienen der Informationsbeschaffung als Ersatz für das Papier. Der Zugriff auf Allris® über normale PCs oder Notebooks bleibt weiterhin möglich.

·         Die iPads erhielten die Ratsmitglieder im Zuge einer Schulungsveranstaltung durch die Verwaltung.

·         Selbst Ratsmitglieder mit einer längeren Zugehörigkeit zum Rat sollen die neue Technik akzeptiert haben.

·         Darüber hinaus wurde herausgestellt, dass iPads im Vergleich zu einem Laptop einen wesentlich geringeren Betreuungsaufwand erfordern werden.

Allerdings steht auch in Göttingen der Praxistest noch aus. Der Einsatz der iPads beginnt mit der neuen Wahlperiode zum 01.11.2011. Auch muss darauf hingewiesen werden, dass ein iPad eine papierlose Arbeitsweise voraussetzt. Ein Ausdruck der Inhalte ist zwar grundsätzlich möglich, setzt aber spezielle technische Lösungen voraus. Der Ausdruck von Unterlagen von einem PC oder Notebook über Allris® bleibt aber jederzeit möglich.

Aus Sicht der Verwaltung macht eine technische Lösung den Verzicht auf eine Papierlösung erforderlich. Tatsächlich lassen sich auch die Einsparungen erzielen, weil sich der Personalbestand in der Druckerei durch altersbedingte Fluktuation in wenigen Jahren reduzieren wird und die dort befindliche Druckmaschine auf drei Jahre befristet geleast wurde. Ausnahmsweise wird bei komplexen Werken wie Gutachten, umfangreichen Plänen usw. auf Papier zurückzugreifen sein.

Es würde die Möglichkeit geschaffen, die Daten überall über UMTS zu empfangen. Außerdem würde die bisher in den Rathäusern vorhandene WLAN-Technik weiter ausgebaut, um bei Sitzungen einen schnellen und ausfallsicheren Zugriff zu gewährleisten.

Geschäftsordnung (GO):

Die GO muss eine Regelung enthalten, die im Falle der digitalen Übermittlung der Unterlagen einer Papierform in rechtlicher Qualität gleichkommt. Nach § 1 Abs. 2 des Entwurfes der neuen GO soll künftig die Ladung zur Sitzung auch über E-Mail möglich sein. Insofern wäre die Wirksamkeit der Ladung gewährleistet.

Entschädigungssatzung:

Wie bereits mit Vorlage Nr. BV/0244/10 dargelegt, nimmt die Verwaltung keinen zusätzlichen Aufwand für die kommunalen Mandatsträgern an. Durch den permanenten Zugriff auf Allris® sind die Unterlagen jederzeit verfügbar, sodass sich auch Archivierungserfordernisse grundsätzlich erübrigen.

Kosten und Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel:

Derzeit sind keine Haushaltsmittel eingeplant. Wenn künftig eine digitale Lösung einführt werden soll, werden dafür die entsprechenden Geldmittel benötigt. Als Anlage ist eine Gegenüberstellung der Kosten für die verschiedenen Lösungen vorgenommen worden. Danach stellt das Notebook die mit Abstand teuerste Lösung dar. Dies liegt insbesondere darin begründet, dass die Verwaltung von einem beträchtlichen Betreuungsaufwand ausgeht (Schätzwert: 3/4-Stelle in der städtischen IT). Dagegen werden beim iPad nur bei der Einführung umfangreichere Arbeiten und Schulungen erwartet.

Wie aus der Anlage ersichtlich, spricht aus Kostengründen, aber auch aufgrund der nicht bewertbaren Möglichkeit der sonstigen Informationsbeschaffung (Internet) auch während der Sitzungen viel für den Einsatz von iPads.

Insgesamt liegt das mögliche Einsparpotential bei 7.000 €/Jahr. Die Abweichung zu Göttingen (12.000 € - 15.000 €) erklärt sich daraus, dass die hiesige Verwaltung einen Rest-Betreuungsaufwand von 6.000 € vermutet (ca. 160 Stunden = ca. 4 Stunden je Ratsmitglied und Jahr = 1/10-Stelle).

Durch den Wegfall von Druck- und Verteilungskosten der Papierunterlagen reduziert sich der Personalaufwand um rd. 12.000 € im Jahr, was einem Ku-Vermerk von 12 Std./wtl. im Bereich von Poststelle/Druckerei entsprechen würde.

Behandlung der Ortsratsmitglieder und der beratenden, nicht dem Rat angehörenden Ausschussmitglieder

Für die Ortsräte sind in der Regel nur kleine Mengen Papier erforderlich. Bei den beratenden/beschließenden Mitgliedern von Fachausschüssen reduzieren sich die notwendigen Unterlagen auf die jeweiligen Sitzungen. Insofern ist die Ausstattung mit dem iPad nicht sinnvoll. Außerdem wäre sicherzustellen, dass andere Unterlagen der vertraulichen Sitzungen des Rates und seiner Ausschüsse für diesen Personenkreis gesperrt werden. Insofern sollte für die Ortsratsmitglieder und den beratenden/beschließenden sonstigen Mitgliedern der Ausschüsse eine E-Mail-Lösung angestrebt werden. Außerdem bietet die hier im Haus vorhandenen WLAN-Gegebenheiten auch Möglichkeiten zur Laptop-Nutzung.