Beschlussvorlage - BV/0005/13-1

Beschlussvorschlag:

Der Rat beschließt:

a) den Jahresabschluss 2010 und die Entlastung des Oberbürgermeisters und

b) den Jahresfehlbetrag 2010 in Höhe von 18.304.256,99 € auf neue Rechnung vorzutragen.

Sachverhalt:

- Stellungnahme der Fachbereiche zu den Prüfungshinweisen des Schlussberichtes über die Prüfung des Jahresabschlusses 2010

- PH Controllingkonzept ist nicht umgesetzt (S.12)

- PH Projektcontrolling und Internes Kontrollsystem FD 66 (S.35 u. 36)

Mit der Umsetzung der Doppik bei der Stadt Celle wurde 2006 gemäß Anforderung nach § 21 Abs. 1. und Abs. 2 GemHKVO ein Controlling konzipiert. Der damals verfolgte Ansatz beinhaltete die Elemente

a)      Finanzcontrolling,

b)      zentrales (strategisches) Controlling,

c)      dezentrales (operatives) Controlling,

d)      Beteiligungscontrolling.

Zu den wesentlichen Umsetzungsprinzipien zählten

a)      flächendeckende Einführung in der gesamten Verwaltung,

b)      der Vorrang des dezentralen Controllings,

c)      eine kostenneutrale Einführung.

Die Feststellungen des RPA dürfen nicht dahingehend verstanden werden, dass aktuell neben dem Finanzcontrolling keine weiteren Controllingaktivitäten stattfinden. Zutreffend ist aber, dass es bisher kein systematisches, umfassendes Controlling gibt.

Gründe:

a)      Die bisherige Entwicklungsarbeit konzentrierte sich auf die Grundlagenarbeit. Dazu zählt der Aufbau der Kosten-Leistungs-Rechnung, die Bildung der Produkte einschließlich der Ziele und Kennzahlen (siehe Haushaltsplan).

b)      Die 2006 entwickelte Konzeption ist ausgesprochen anspruchsvoll und erfordert einen nennenswerten Ressourceneinsatz, der mit der geforderten Kostenneutralität kaum realisierbar ist.

c)      Der seit Jahren bestehende Konsolidierungsdruck führte eher zur Umnutzung der bestehenden Ressourcen. So wurden – auf der Basis des Stellenplans 2009 – in den Jahren 2010 – 2012 rund vier Millionen Personalkosten eingespart. Dazu wird die Verwaltung gesondert berichten.

d)      Fachkräfte mit der Zusatzausbildung Controlling bzw. Betriebswirtschaft wechselten in den letzten Jahren innerhalb der Verwaltung z. B. auf Führungspositionen (vier Mitarbeiter) oder in das Rechnungsprüfungsamt. Eine Nachführung von neuen Kräften war nur bedingt möglich.

e)      Im Beteiligungsmanagement wechselte die Besetzung in den letzten Jahren dreimal.

f)        Veränderungen in der Verwaltungsstruktur und neue (andere) Anforderungen erschwerten die Umsetzung des Controllings. So konnte das im Konzept 2006 vorgesehene Projektcontrolling für den Fachbereich 6 Straßen, Verkehr und öffentliche Einrichtungen nicht umgesetzt werden, weil wichtige Elemente anderen Verwaltungsteilen zugeordnet werden mussten. Dazu zählen die Bündelung der Geschäftsbuchhaltung im FD 20 und die Verselbständigung der Ordnungsverwaltung außerhalb des FB 6.

g)      Schließlich darf nicht übersehen werden, dass mit dem vom Gesetzgeber geforderten Controlling ein anderes Steuerungsverständnis verbunden ist. Es liegt auf der Hand, dass insbesondere die Schnittstelle zwischen dem zentralen und dezentralen Controlling Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit aufwirft.

Fazit:

Der mit dem Konzept 2006 verfolgte Ansatz lässt sich nur durch die Einrichtung neuer Stellen mit organisatorisch gesonderten Funktionen (Stab-Linien-Organisation) umsetzen. Unterstellt, dass jeder Fachbereich im Durchschnitt eine 0,5-Stelle erfordert und auch im zentralen Controlling sowie im Beteiligungsmanagement Verstärkungen erforderlich würden, müsste mit einem Stellenzuwachs von rund 4 Stellen gerechnet werden.

Angesichts der Haushaltslage sowie vor dem Hintergrund der fortgesetzten strikten Stellenplanbewirtschaftung ist dies nach Ansicht der Fachverwaltung unrealistisch. Insofern ist das Konzept 2006 kritisch zu würdigen und auf eine umsetzbare, dem Gesetz entsprechende Form zu begrenzen. Dazu zählen die Verbesserung des Projektcontrollings im FB 6 sowie der Ausbau der zentralen Controllingelemente.

PH Haushaltswirtschaftliche Sperre (S.33)

Die Empfehlungen des Rechnungsprüfungsamtes werden im Falle einer erneuten haushaltswirtschaftlichen Sperre aufgegriffen und entsprechend umgesetzt. Es wird darauf hingewiesen, dass Freigaben nicht willkürlich erfolgten, diese jedoch nicht ausreichend dokumentiert wurden.

PH Zuschussgewährung (S. 34)

Im Zeitraum Mai bis August 2012 überprüfte das Rechnungsprüfungsamt die Abwicklung der Zuschussgewährung bei der Stadt Celle auf der Grundlage eines gesonderten Prüfungsauftrages. Bei der Prüfung wurden die verschiedenen Teilschritte im Verfahrensablauf der Zuschuss-gewährung, wie z.B. Antragsverfahren, Bewilligungsverfahren, Auszahlungsverfahren und Verwendungsnachweisverfahren analysiert. Zudem wurden die einzelnen Zuschüsse inhaltlich auf ihre Ordnungsmäßigkeit untersucht.

Der Prüfungsbericht wurde am 08.11.2012 an die betroffenen Fachdienste übergeben. Die sich aus diesem Prüfungsbericht ergebende notwendige Entwicklung von Verfahrens- und Rahmenvorgaben in Form interner Richtlinien ist noch zu entwickeln.

PH Straßenausbau- und Erschließungsbeiträge (S. 36)

Ab dem Sommer 2011 war das damals für die Erhebung  von Straßenausbaubeiträgen und Erschließungsbeiträgen zuständige Referat 70 schwerpunktmäßig mit Vergabeverfahren ausgelastet, so dass die intensive Befassung mit dem Prüfbericht zurückgestellt werden musste. Als sich im weiteren Jahresverlauf die Auflösung des Referates 70 abzeichnete, standen natürlich die Gespräche einer Umorganisation an erster Stelle. Diese wurde dann im Februar 2012 formal umgesetzt. Seitdem ist für die Veranlagung von Beiträgen der FD 66 zuständig und arbeitet selbstverständlich an der Umsetzung der Prüfhinweise. Auf einer der zwei Stellen hat es allerdings inzwischen einen Personalwechsel gegeben verbunden mit dem Erfordernis der Einarbeitung in das umfangreiche und hochkomplexe Beitragsrecht. Sobald die Sachbearbeitung sich im Alltag konsolidiert hat, wird es vom nun zuständigen FD 66 auch eine Stellungnahme zum Prüfbericht geben.

PH Anlagen im Bau mit entsprechenden Sonderposten (S. 45)

Die Fachdienste sind angewiesen eine Kopie der Zuwendungsbescheide für investive Maßnahmen dem Fachdienst Finanzwirtschaft zur Verfügung zu stellen.

PH Rückstellung für Leistungsentgelte (S.64)   ..

Es trifft zu, dass die Bildung der Rückstellung unterblieb. Die Gründe dafür sind die damaligen Unsicherheiten mit der Doppik sowie Personalwechsel in der Haushaltssachbearbeitung im Fachdienst Personal. Der 2010 nicht ausgekehrte Betrag betrug 8.022,44 €.

Mittlerweile sind die erforderlichen Rückstellungen nachgeholt worden. Für die Zukunft ist sichergestellt, dass sich ein solcher Fehler nicht wiederholt.